Fast jeder Schweizer Unternehmer stellt sich vor der Einführung einer Flotten- oder Geräteortung dieselbe Frage: Ist das überhaupt legal?
Hier erfahren Sie, was das Schweizer Recht gemäss Artikel 328b des Obligationenrechts, Artikel 26 der Verordnung 3 zum Arbeitsgesetz sowie dem revidierten Datenschutzgesetz tatsächlich verlangt.
Und so sieht eine rechtskonforme Einführung in der Praxis aus.
Für die meisten Schweizer KMU liegt die grösste Unsicherheit nicht bei der Technologie.
Es geht vielmehr um das Gespräch, das vor der Einführung geführt werden muss.
Unternehmer stellen sich ein schwieriges Meeting vor. Mitarbeitende, die sich überwacht fühlen. Einen möglichen Rückschritt bei einem Vertrauen, das über Jahre aufgebaut wurde.
Diese Sorge ist nachvollziehbar – und das Schweizer Recht berücksichtigt sie ausdrücklich.
GPS-Tracking von Mitarbeitenden ist in der Schweiz grundsätzlich erlaubt.
Allerdings nur unter klar definierten und relativ engen Voraussetzungen.
Wer diese Bedingungen kennt, macht aus einer vermeintlichen rechtlichen Grauzone eine klar strukturierte betriebliche Entscheidung.
Drei rechtliche Grundlagen greifen ineinander. Jede davon schränkt genauer ein, was ein Arbeitgeber tun darf.
Zusammengenommen sind diese drei Vorgaben weniger restriktiv, als sie zunächst erscheinen.
Nehmen wir an, Sie führen ein Schweizer KMU.
Sie orten Firmenfahrzeuge und Betriebsmittel während der Arbeitszeit. Ziel ist es, Arbeitszeiten nachweisen zu können, Vermögenswerte zu schützen und Teams auf verschiedenen Baustellen zu koordinieren.
In diesem Fall lässt sich die betriebliche Notwendigkeit in der Regel klar begründen.
Die eigentliche Anforderung besteht also nicht darin, Tracking grundsätzlich zu vermeiden.
Entscheidend ist, den Einsatz richtig abzugrenzen, sauber zu dokumentieren und geschäftliche von privater Nutzung klar zu trennen.
Artikel 22 des revDSG bringt vor der Einführung eine weitere Frage ins Spiel:
Kann die geplante Datenbearbeitung ein hohes Risiko für die Persönlichkeit oder die Grundrechte einer Person mit sich bringen?
Wenn ja, ist vor Beginn der Bearbeitung eine formelle Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) erforderlich.
Die meisten Schweizer KMU, die ihre Firmenfahrzeuge orten, dürften diese Schwelle nicht überschreiten.
Wenn das Tracking auf die Arbeitszeit beschränkt bleibt, einem klaren betrieblichen Zweck dient und ein Privatmodus vorhanden ist, bleibt das Risiko in der Regel gering.
Anders kann es bei Umfang oder Zweck des Systems aussehen.
Eine sehr grosse Flotte, ein System zur kontinuierlichen Bewertung des Fahrverhaltens oder die Kombination von Tracking-Daten mit anderen sensiblen Daten kann dazu führen, dass ein Projekt als risikoreicher einzustufen ist.
In bestimmten Fällen sieht Artikel 23 dann eine Konsultation des EDÖB, des Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten, vor.
Auch bei kleineren Projekten lohnt es sich, eine kurze Notiz zu verfassen, weshalb das Unternehmen zum Schluss gekommen ist, dass kein hohes Risiko besteht.
Dieser kurze Absatz kann später ein wichtiger Bestandteil Ihrer Dokumentation sein, falls jemand Ihre Einschätzung hinterfragt.
Der EDÖB untersucht in der Schweiz Datenschutzfragen und Beschwerden.
Er kann eine Untersuchung eröffnen, verbindliche Verfügungen erlassen, beispielsweise die Einstellung einer Datenbearbeitung verlangen, und schwerwiegende Fälle an die kantonalen Strafverfolgungsbehörden weiterleiten.
Eine strafrechtliche Busse kann der EDÖB jedoch nicht selbst verhängen.
Diese Kompetenz liegt bei den kantonalen Strafverfolgungsbehörden.
Unter dem revDSG können vorsätzliche Verstösse mit einer Busse von bis zu CHF 250’000 geahndet werden.
Die Busse richtet sich grundsätzlich gegen die verantwortliche natürliche Person, beispielsweise gegen den Eigentümer oder Geschäftsführer, der die Einführung genehmigt hat – und nicht primär gegen das Unternehmen.
Diese strafrechtlichen Sanktionen betreffen vorsätzliche Verstösse.
Kann die verantwortliche Person tatsächlich nicht ermittelt werden, kann in Ausnahmefällen stattdessen das Unternehmen mit einer Busse von bis zu CHF 50’000 belegt werden.
In der Praxis entstehen Probleme selten dadurch, dass Unternehmen GPS-Tracking aus legitimen betrieblichen Gründen einsetzen.
Problematisch wird es eher, wenn das System stillschweigend eingeführt wurde, die Dokumentation fehlt oder geschäftliche und private Nutzung nicht sauber voneinander getrennt wurden.
Das rechtliche Risiko liegt deshalb vor allem darin, wie das Tracking eingeführt wird, und weniger im Tracking selbst.
Jeder Schweizer Arbeitgeber, der eine Fahrzeug- oder Geräteortung einführen möchte, kann sich an diesen fünf Schritten orientieren:
Für keinen dieser Schritte ist zwingend ein Anwalt erforderlich.
Bei grösseren oder komplexeren Flotten kann sich eine kurze rechtliche Prüfung jedoch durchaus lohnen.
Logifleet integriert diese Anforderungen direkt in die Plattform und behandelt sie nicht als nachträgliches Zusatzmodul.
Ein nativer Geschäftlich/Privat-Modus ermöglicht es Mitarbeitenden, das Tracking bei privaten Fahrten mit einem Klick zu deaktivieren. Private Fahrten werden dadurch nicht offengelegt.
Die Produktivdaten werden in Deutschland in einer ISO-27001-zertifizierten Infrastruktur gehostet, entsprechend unseren Datenschutzverpflichtungen.
Jeder Account-Zugriff wird protokolliert und ist für Administratoren nachvollziehbar.
Und anstatt Unternehmen damit allein zu lassen, eine Mitarbeiterinformation von Grund auf selbst zu formulieren, stellt Logifleet eine Vorlage für ein Zustimmungsschreiben zur Verfügung, die vor der Einführung verwendet werden kann.
Mehr als 700 Schweizer Unternehmen, die zusammen über 15’000 Fahrzeuge und Mitarbeitende verwalten, arbeiten bereits mit dieser Konfiguration.
Für Teams, die sich für die technischen Details interessieren, stellen wir auf Anfrage unter support@logifleet.ch eine vollständige Dokumentation zu den technischen und organisatorischen Massnahmen zur Verfügung.
Das gleiche Muster zeigt sich unabhängig von der Unternehmensgrösse.
Einführungen, die von Anfang an auf Transparenz setzen, stossen später nur selten auf starken Widerstand.
Die rechtlichen Anforderungen und der praktische Weg zur Akzeptanz durch die Mitarbeitenden beruhen letztlich weitgehend auf denselben Grundsätzen.
Sprechen Sie mit uns über eine rechtskonforme Tracking-Lösung für Ihre Flotte.
Ist GPS-Tracking von Mitarbeitenden in der Schweiz legal?
Ja.
Das Schweizer Recht erlaubt grundsätzlich GPS-Tracking von Mitarbeitenden während der Arbeitszeit, sofern die Datenbearbeitung mit dem Arbeitsverhältnis oder der Durchführung des Arbeitsvertrags zusammenhängt (Artikel 328b OR).
Das System darf keine dauerhafte Verhaltensüberwachung im Sinne von Artikel 26 ArGV 3 darstellen und muss insbesondere dem Grundsatz der Verhältnismässigkeit entsprechen.
Brauche ich die Zustimmung der Mitarbeitenden, um Firmenfahrzeuge zu orten?
Nicht immer.
In vielen Fällen stützt sich der Arbeitgeber auf die betriebliche Notwendigkeit beziehungsweise auf die Anforderungen des Arbeitsverhältnisses und nicht auf eine Einwilligung.
Trotzdem schafft eine klare Information vor der Einführung und eine unterschriebene Empfangsbestätigung Vertrauen.
Gleichzeitig verfügt das Unternehmen über einen dokumentierten Nachweis seiner Vorgehensweise, falls diese später hinterfragt wird.
Was ist das revDSG und welche Bedeutung hat es für die Flottenortung?
Das revDSG ist das revidierte Schweizer Datenschutzgesetz.
Es ist seit dem 1. September 2023 in Kraft.
Standortdaten eines GPS-Trackers können als Personendaten im Sinne des Gesetzes gelten.
Das bedeutet unter anderem, dass die Bearbeitung klar begründet und dokumentiert sein muss, nur die notwendigen Daten erhoben werden sollten und die betroffenen Personen transparent über die Datenbearbeitung informiert werden müssen.
Erfordert GPS-Flottenortung eine formelle Datenschutz-Folgenabschätzung?
Nur wenn die Datenbearbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Persönlichkeit oder die Grundrechte der betroffenen Personen mit sich bringt (Artikel 22 DSG).
Eine klassische Flottenortung, die auf betriebliche Zwecke beschränkt ist, einen Privatmodus bietet und den Datenzugriff einschränkt, liegt bei einem typischen Schweizer KMU in der Regel unterhalb dieser Schwelle.
Grössere Flotten, eine kontinuierliche Bewertung des Fahrverhaltens oder die Kombination der Tracking-Daten mit anderen sensiblen Daten erhöhen das Risiko und können für eine DSFA sprechen.
Dürfen Arbeitgeber verfolgen, wohin ein Mitarbeiter ausserhalb der Arbeitszeit fährt?
Nein.
Die private Nutzung eines Firmenfahrzeugs fällt grundsätzlich nicht unter die Personendaten, die ein Arbeitgeber gestützt auf Artikel 328b OR für das Arbeitsverhältnis bearbeiten darf.
Ein Geschäftlich/Privat-Modus, mit dem die Standortaufzeichnung während privater Nutzung deaktiviert wird, ist eine übliche Möglichkeit, diese Trennung sauber umzusetzen.
Kann der EDÖB mein Unternehmen direkt mit einer Busse belegen?
Nein.
Der EDÖB kann Untersuchungen durchführen, verbindliche Verfügungen erlassen und schwerwiegende Fälle an die kantonalen Strafverfolgungsbehörden weiterleiten.
Er verhängt strafrechtliche Bussen jedoch nicht selbst.
Bussen von bis zu CHF 250’000 werden von den zuständigen kantonalen Strafbehörden ausgesprochen und betreffen vorsätzliche Verstösse.
Welche Strafen drohen bei nicht rechtskonformem Mitarbeiter-Tracking in der Schweiz?
Vorsätzliche Verstösse gegen bestimmte Vorschriften des revDSG können mit Bussen von bis zu CHF 250’000 geahndet werden.
Diese Busse richtet sich grundsätzlich gegen die für den Verstoss verantwortliche natürliche Person und nicht gegen das Unternehmen als Ganzes, sofern die verantwortliche Person ermittelt werden kann.
Dieser Artikel fasst allgemeine rechtliche Grundsätze zu Informationszwecken zusammen und stellt keine Rechtsberatung dar. Für eine konkrete Einführung sollten Sie Ihre Rechtsberatung oder Ihre Datenschutzberatung einbeziehen.