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Verwaltung von privater und geschäftlicher Fahrzeugnutzung mit Logifleet360°

Olivier, ein Flottenmanager, betreut Fahrzeuge für Teams mit spezifischen Richtlinien. Im Team in Winterthur dürfen die Mitarbeiter Firmenwagen auch privat nutzen, jedoch unter einem Kostenbeteiligungsmodell, sobald sie eine Kilometergrenze überschreiten. Im Gegensatz dazu dürfen die Mitarbeiter des Teams in Lausanne die Autos zwar für den Arbeitsweg nach Hause nutzen, sie dürfen diese jedoch nicht für private Zwecke einsetzen.

Der Schnellste Weg Zur Hilfeleistung

Ein Knopf, zwei Modi

Für das Team in Winterthurbat Olivier den Techniker von Logifleet, einen Business/Privat-Knopf zu installieren. Dieser Knopf ermöglicht es Fahrern, die Ortung ihres Fahrzeugs zu deaktivieren, wenn sie es für private oder familiäre Zwecke nutzen. Durch die Aktivierung des Privat-Knopfs stellt Logifleet360° sicher, dass das Unternehmen die Datenschutzgesetze einhält, während die insgesamt im Privatmodus gefahrenen Kilometer pro Tag, Woche oder Monat dennoch aufgezeichnet werden.

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Nutzung des Berichts zur Unterstützung der Lohnabrechnung in der Personalabteilung

Mit Hilfe des Fahrtenberichts kann Nadia aus dem Back-Office-Team jeden Monat schnell und einfach die Gesamtkilometer des Monats sowie die Aufschlüsselung nach Privat- und Geschäftsmodus abrufen. Mit diesen Daten kann das Back-Office-Team die HR-Lohnbuchhaltung leicht über den Betrag informieren, der vom Gehalt jedes Mitarbeiters monatlich abgezogen werden muss. Derzeit werden die Informationen über eine Excel-Tabelle weitergegeben. Später in diesem Artikel werden wir sehen, wie Olivier diesen halbautomatisierten Prozess weiter optimieren konnte.

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Nutzung von Berichten zur Erkennung unbefugter Fahrzeugnutzung

Kommen wir nun zum Team in Lausanne, für das Olivier die Business/Privat-Option nicht benötigte, da die Mitarbeiter Firmenfahrzeuge nicht privat nutzen dürfen. Das HR-Team hat alle Mitarbeiter in einer allgemeinen Sitzung und durch ein persönliches Schreiben klar über die interne Richtlinie informiert. Die Richtlinie besagt, dass die Fahrzeuge an Wochentagen bis spätestens 19:00 Uhr auf dem zugewiesenen Nachtparkplatz abgestellt sein müssen und an Wochenenden nicht genutzt werden dürfen, ausser für Pikettdiensteinsätze.

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Nach Einsicht in den Fahrtenbericht bemerkte Olivier, dass Fahrzeuge manchmal nach 19:00 Uhr und an Wochenenden genutzt wurden. Mit hilfe erweiterter Filter im Fahrtenbericht konnte er die außerhalb der Geschäftszeiten (nach 19:00 Uhr und an Wochenenden) gefahrenen Kilometer berechnen und nicht konforme Fahrten genau identifizieren.

Überwachung der Fahrzeugnutzung mit einfachen Benachrichtigungen

Für das Team in Lausanne erstellte Olivier eine Regel namens „Fahrzeugbewegung außerhalb der Geschäftszeiten“. Für proaktive Benachrichtigungen konnte er zwischen Pop-up, E-Mail, SMS oder sogar Audio-Warnungen wählen. Schließlich abonnierte er den Logifleet360°-Benachrichtigungsbericht, der automatisch eine Zusammenfassung liefert, wie oft pro Fahrer und pro Monat die Fahrzeugnutzungsrichtlinie nicht eingehalten wurde. Darüber hinaus konnte der Vorgesetzte der Fahrer Kommentare zu den Alarmen hinzufügen, um HR und Olivier darüber zu informieren, ob die Bewegung aufgrund eines Piketteinsatzes erfolgte. Wie bei jedem Logifleet360°-Bericht konnte das HR-Team die Daten in Excel exportieren, um eine globale Analyse durchzuführen. Dieses System ermöglicht es Olivier, die Fahrzeugnutzung effizient zu verwalten, die Privatsphäre der Mitarbeiter zu schützen und gleichzeitig die Einhaltung der Unternehmens- und Steuerrichtlinien sicherzustellen – alles bei voller Transparenz.

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Um die Häufigkeit zu messen und zu dokumentieren, ob diese Ereignisse signifikant waren, entschied Olivier gemeinsam mit dem HR-Team, die leistungsstarke Logifleet360°-Funktion „Geschäftsregeln“ zu nutzen. Diese ermöglicht es, Alarme basierend auf bestimmten Ereignissen, Uhrzeiten und Geofencing-Bedingungen zu erstellen und zu dokumentieren.
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Nach anderthalb Jahren Nutzung von Logifleet war Oliviers Geschäft deutlich gewachsen, und sowohl in Winterthur als auch in Lausanne waren mehr Fahrzeuge und mobile Assets mit Logifleet verbunden. Die Automatisierung von Back-Office-Prozessen, insbesondere der monatlichen Gehaltsabrechnung, wurde für ihn zu einer Priorität. Die REST-APIs von Logifleet360° ermöglichten es der IT-Abteilung von Olivier, jeden Monat automatisch den Betrag in CHF zu übermitteln, der den privat gefahrenen Kilometern entspricht und vom Gehalt der Mitarbeiter in der Niederlassung Winterthurabgezogen werden muss. Mit dieser Automatisierung konnte sich das Back-Office-Team auf andere wichtige Aufgaben konzentrieren.

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