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Gestion de l’utilisation privée et professionnelle des véhicules avec Logifleet360°

Olivier, un gestionnaire de flotte, supervise les véhicules pour des équipes ayant des politiques spécifiques. Dans l’équipe de Winterthur, les employés sont autorisés à utiliser les voitures de l’entreprise à des fins privées sous un modèle de partage des coûts, une fois qu’ils dépassent un certain seuil de kilomètres. En revanche, l’équipe de Lausanne peut utiliser les voitures pour les trajets domicile-travail, mais il leur est interdit de les utiliser à des fins personnelles.

Le Moyen Le Plus Rapide D'apporter Une Aide

Un bouton, deux modes

Pour l’équipe de Winterthur, Olivier a demandé au technicien de Logifleet d’installer un bouton Business/Privé. Ce bouton permet aux conducteurs de désactiver le suivi de localisation de leur véhicule lorsqu’il est utilisé à des fins familiales ou privées. En activant le mode privé, Logifleet360° garantit le respect des lois sur la protection des données tout en enregistrant les kilomètres totaux parcourus en mode privé par jour, semaine ou mois.

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Utilisation du rapport de trajet pour soutenir le traitement de la paie RH

Grâce au rapport de trajets, Nadia, du service administratif, peut obtenir chaque mois rapidement et facilement le total des kilomètres parcourus, avec la répartition entre les modes privé et professionnel. Avec ces données, l’équipe administrative peut facilement informer le service paie des RH du montant qui doit être déduit du salaire mensuel de chaque employé. À ce stade, les informations sont partagées via un fichier Excel. Plus tard dans cet article, nous verrons comment Olivier a réussi à optimiser davantage ce processus semi-automatisé.

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Utilisation des rapports de trajet pour identifier l'utilisation non autorisée des véhicules

Après avoir consulté le rapport de trajets, Olivier a remarqué que des véhicules étaient parfois utilisés après 19h00 et le week-end. À l’aide de filtres avancés dans le rapport de trajets, il a pu calculer les kilomètres parcourus en dehors des heures de travail (après 19h00 et le week-end) et identifier précisément les trajets non conformes.

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Passons maintenant à l’équipe de Lausanne, pour laquelle Olivier n’avait pas besoin de l’option Business/Privé puisque les employés ne sont pas autorisés à utiliser les véhicules de l’entreprise à des fins privées. L’équipe RH a clairement informé tous les employés de la politique interne lors d’une réunion générale et par une lettre personnelle. La politique stipule que les véhicules doivent être garés à l’emplacement de stationnement désigné avant 19h00 les jours de semaine et qu’ils ne peuvent pas être utilisés le week-end, sauf pour des interventions de piquet.

Surveillance de l'utilisation des véhicules avec des alertes simples

Pour l’équipe de Lausanne, Olivier a créé une règle appelée « Mouvement de véhicule en dehors des heures de travail ». Pour les notifications proactives, il pouvait choisir entre des pop-ups, des e-mails, des SMS ou même des alertes audio. Enfin, il a souscrit au rapport de notifications Logifleet360°, qui fournit automatiquement un résumé indiquant le nombre de fois par conducteur et par mois où la politique d’utilisation des véhicules n’a pas été respectée. De plus, le responsable des conducteurs pouvait ajouter des commentaires aux alertes pour informer les RH et Olivier si le déplacement était dû à un service de piquet. Comme pour tous les rapports Logifleet360°, l’équipe RH pouvait exporter les données dans Excel pour effectuer une analyse globale. Ce système permet à Olivier de gérer efficacement l’utilisation des véhicules tout en préservant la vie privée des employés et en garantissant le respect des politiques d’entreprise et fiscales, le tout en toute transparence.

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Pour mesurer la fréquence et documenter si ces événements étaient significatifs, Olivier, avec l’aide de l’équipe RH, a décidé d’explorer la puissante fonctionnalité Logifleet360° appelée Règles d’Entreprise ou règle métier. Cette fonctionnalité permet de générer et de documenter des alertes basées sur des événements spécifiques, des horaires et des conditions de localisation du véhicule.
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Après un an et demi d’utilisation de Logifleet, l’activité d’Olivier avait considérablement augmenté, avec davantage de voitures et d’actifs mobiles connectés à Logifleet à Winterthur et Lausanne. L’automatisation des processus administratifs, notamment la paie mensuelle, est devenue une priorité pour lui. Les API REST de Logifleet360° ont permis au département informatique d’Olivier de transférer automatiquement chaque mois le montant en CHF correspondant aux kilomètres parcourus en mode privé, qui doit être déduit des salaires des employés du bureau de Winterthur. Grâce à cette automatisation, l’équipe administrative a pu se concentrer sur d’autres tâches importantes.

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