Gestion de flotte : le guide ultime

Gestion de flotte : le guide ultime

Une introduction complète à la gestion de flotte
01.

Qu’est-ce que la gestion de flotte et qui peut en bénéficier?

Quel est le point commun entre les camionnettes de chantier, les fourgons de maintenance, machines, équipements de chantier et les semi-remorques à cinq essieux ? Ils peuvent tous constituer la flotte ou le parc automobile d’une entreprise. Tout véhicule utilisé par une entreprise dans le cadre du travail (pour le transport de personnes ou de marchandises) fait partie d’une flotte.

Affaires familiales ou entreprises globales, des sociétés de toutes tailles possèdent leur flotte. Parmi les secteurs concernés figurent :

Le bâtiment

Le Gros Œuvre

La technique du bâtiment

A Location de Matériel et D’outillage

La Peinture

Le Nettoyage et L'assainissement

L’informatique

L’industrie

Distribution d'énergie

Le suivi de tous ces véhicules commerciaux nécessite une bonne gestion de flotte. Celle-ci aide les entreprises à augmenter leur productivité et leurs revenus, tout en réduisant leurs dépenses opérationnelles. Cela leur permet de rester rentables, en particulier dans le climat économique actuel, en constante évolution.

79%

Le saviez-vous ? 79% des flottes équipées d’un logiciel de gestion par GPS considèrent cet outil nécessaire pour mener à bien des opérations efficaces. (Driscoll, 2018)

02.

5 raisons d’adopter un outil de gestion de flotte

Les gestionnaires de flotte sont responsables du bon fonctionnement du parc véhicule au quotidien. Chaque jour, ils prennent des décisions critiques, affectant la rentabilité d'une entreprise. Pour cela, ils ont souvent recours à des logiciels de gestion de flotte. Un logiciel comme Logifleet les aide à travailler mieux et plus rapidement. Pourquoi s’en priver ?

Une gestion de flotte efficace comporte de nombreux avantages, parmi lesquels :

  • Une réduction des coûts liés au carburant, aux réparations, à l’entretien, à la prévention des pertes, aux salaires du personnel et aux frais généraux
  • Une augmentation de la productivité de la flotte et de la croissance de l'entreprise
  • Plus de transparence et de clarté dans les directives, permettant une meilleure responsabilisation des employés
  • Une amélioration de la sûreté et de la sécurité des conducteurs, des véhicules et du fret
  • Des livraisons et services plus rapides, augmentant la satisfaction du client
Logifleet aide ses clients à obtenir des résultats exceptionnels. Quelques exemples de success stories:

Enzler

Nettoyage & Assainissement

12,000 CHF

A réalisé 12,000 CHF d’économies de carburant en seulement un an

Nexans

Fabricant de Câbles & Fibre Optique

2 Mois

A réduit de 2 mois ses délais de facturation

Axians Suisse

Fournisseur de service ICT

25%

A réduit de 25% le kilométrage de sa flotte en optimisant ses déplacements professionels et privés

Electro-Contact

Électricité

100%

A réduit ses heures supplémentaires de 100%

03.

Conseils aux gestionnaires de flotte qui débutent

Les gestionnaires de flotte sont des spécialistes de la logistique qui opèrent dans le secteur du transport. Ils peuvent détenir un diplôme en administration des affaires, en logistique ou en comptabilité. Les grands gestionnaires disposent souvent de compétences exceptionnelles en matière d’analyse, de résolution de problèmes, de relationnel et de communication.

Voici un aperçu des responsabilités typiques d'un gestionnaire de flotte. (Psst, Logifleet est une aide précieuse dans l’exécution de ces tâches !) Les grands gestionnaires doivent être des experts dans les domaines suivants.

  • Acquisition & entretien des véhicules

    Les gestionnaires sont chargés d’anticiper les besoins en transport d’une flotte et également d’acheter ou de louer les véhicules nécessaires. Cela garantit que le parc est toujours prêt à répondre aux besoins de l’entreprise. Après l’acquisition, les gestionnaires de flotte doivent assurer le suivi des factures et des dépenses liées aux véhicules. Enfin, ils doivent avoir des connaissances en mécanique suffisantes pour évaluer et autoriser les réparations et l'entretien continus.

  • Logistique des transports

    Les gestionnaires de flotte créent les plannings des conducteurs, gèrent l’affectation des véhicules et optimisent les itinéraires. Leur travail consiste à maximiser la productivité du personnel et la satisfaction du client. Un logiciel de gestion de flotte comme Logifleet leur permet de prendre rapidement de meilleures décisions commerciales, basées sur l'analyse des données. L’étude réalisée par Driscoll en 2018 révèle que 64% des flottes utilisent, ou ont utilisé, un système de gestion par GPS. En savoir plus

  • Réduction des coûts d'exploitation

    En matière de gestion de flotte, le carburant est l’une des principales dépenses. Les gestionnaires doivent réduire au maximum les coûts d'exploitation et de carburant. Ils gèrent les budgets des départements en fonction des bilans et en créant des stratégies de dépenses.

  • Conformité juridique

    La mise en conformité d’une flotte est indispensable et représente beaucoup de travail. Les gestionnaires de flotte se chargent d’obtenir et de maintenir à jour les permis, l’immatriculation et les dossiers d’assurance des véhicules. Ils veillent à la conformité de leur flotte et se tiennent au courant des dernières lois, réglementations et règles nationales et locales en matière de transport.

  • Suivi de flotte

    Le suivi de trois ou quatre véhicules n’est déjà pas facile. Mais, si une entreprise prend de l’envergure et que son parc augmente, superviser des dizaines, voire des centaines, de véhicules peut s’avérer une tâche herculéenne.

    C’est pour cela que les gestionnaires de flotte misent sur les systèmes télématiques de GPS. Les logiciels de surveillance de flotte livrent un aperçu de tous les actifs mobiles. Les gestionnaires bénéficient d’une vue d'ensemble et des détails propres à chaque véhicule et à chaque conducteur, à tout moment. Une telle visibilité garantit la fluidité et le succès des opérations. Elle assure aussi la sécurité des conducteurs sur la route et réduit les vols et pertes d'inventaire.

  • Sécurité, recrutement, formation et rétention des conducteurs

    S’assurer que les conducteurs sont en sécurité et responsables peut s’avérer difficile, surtout s’ils sont loin. Les gestionnaires de flotte sont chargés de garantir, à distance, la conduite sécuritaire des chauffeurs. Un véritable challenge ! C’est pourquoi la plupart des gestionnaires doivent posséder d’excellentes aptitudes en communication et relations interpersonnelles.

    Un logiciel moderne, tel que Logifleet, permet aux gestionnaires de flotte de mieux superviser et former leurs équipes. Les données en temps réel et l’historique des déplacements les aident également à évaluer les performances.

    Les retours fondés sur ces données améliorent la communication au sein des équipes et la satisfaction des employés. Cela augmente la transparence et la notion de responsabilité parmi les conducteurs. Plus heureux, ils sont aussi plus susceptibles de rester fidèles à leur entreprise!

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Comment réduire les coûts d’une flotte et augmenter sa productivité ?

01.

En quoi consiste le suivi de flotte et comment fonctionne-t-il?

Le logiciel de suivi de flotte collecte et analyse les données des actifs mobiles en temps réel. Ces données proviennent de balises GPS à batterie. Les GPS Logifleet se placent sur les véhicules, l’équipement lourd, et même, l’outillage à main. Grâce à leur installation « plug-and-play », ils sont prêts à l’emploi et fournissent instantanément aux entreprises une visibilité sur leurs actifs clés. Les gestionnaires de flotte peuvent consulter ces données chaque fois qu’ils le souhaitent, sur internet ou via l'appli mobile. Cet outil utile et performant est à la fois accessible et pratique.

Les systèmes de suivi de flotte fournissent des données essentielles qui aident les gestionnaires à faire leur travail. Elles incluent :

  • La localisation des véhicules en temps réel sur une carte routière ou satellite
  • Les informations des trajets effectués (itinéraire, durée, distance parcourue, géozones, trafic et détours)
  • Les données relatives à l’état du véhicule (consommation de carburant, alertes de capteurs, rappels d'entretien)
  • Comportement du conducteur (vitesse de conduite, freinage et accélération, périodes d'inactivité)

Plus d’astuces de pros en matière de suivi de flotte (et bonnes pratiques) ici.

Le suivi de flotte permet de s’assurer que les conducteurs restent en sécurité et responsables pendant les heures de travail. Analyser les données historiques et en temps réel permet aux gestionnaires de mieux évaluer les performances des employés. Le suivi de flotte aide aussi les gestionnaires à prendre de meilleures décisions. Ces décisions augmentent la productivité du personnel, diminuent les coûts d’exploitation et améliorent la satisfaction du client!

02.

Conseils d’expert pour réduire les coûts liés à la flotte

L'inventaire de la flotte peut à lui seul représenter des centaines de milliers, parfois même des millions de de francs suisses ou d’Euros. Les autres coûts du parc automobile comprennent les salaires des chauffeurs, les réparations d'urgence, l'entretien régulier des véhicules, les assurances et le carburant.

Les gestionnaires de flotte doivent réduire les inefficacités pour améliorer les bénéfices de la société. Leur travail et le futur de la société en dépendent. Un logiciel de gestion de flotte moderne, tel que Logifleet, les aide à travailler plus efficacement, mais pas plus dur.

Pour une réduction considérable des coûts de flotte, les trois champs d’actions principaux sont:

  • Gérer le coût de possession d’un véhicule

    Gérer le coût total de possession d’un véhicule implique de se pencher à la fois sur les frais fixes et variables.

    Effectuer régulièrement les révisions et réparations nécessaires prolonge la durée de vie des véhicules. Il est toujours préférable de détecter et de résoudre les problèmes tôt, avant qu’ils n’entraînent des réparations coûteuses. Un bon entretien peut également réduire le temps d'immobilisation des véhicules et les coûts de carburant.

    Les gestionnaires de flotte doivent également peser les avantages et les inconvénients de conserver de vieux véhicules (au lieu d'en acheter de nouveaux). Conserver et entretenir de vieux véhicules n’est pas toujours rentable car ils peuvent être plus sujets aux pannes. Cela entraîne des retards, une productivité réduite et des frais de réparation supplémentaires. Ils ne seront pas non plus aussi écoénergétiques que les modèles récents. Les bons gestionnaires de flotte tiennent compte de ces facteurs lors des examens budgétaires.

  • Gérer le comportement des conducteurs

    Une conduite agressive, des temps d’inactivité excessifs et une vitesse irrégulière augmentent les coûts de carburant. C'est pourquoi les gestionnaires de flotte doivent s’attacher à recruter, à former et à retenir de bons conducteurs.

    Des conducteurs prudents, qualifiés et formés aux bonnes pratiques, peuvent réduire les coûts de carburant entre 15 et 40% !

  • Réduire, réduire, réduire

    Faire des économies de temps et d’argent est difficile. Le logiciel de gestion de flotte aide les gestionnaires à prendre les bonnes décisions au bon moment. Ces décisions ont souvent un impact énorme sur les bénéfices d'une entreprise.

    Il est évident que la plupart des entreprises peuvent réduire certaines dépenses pour augmenter leurs revenus, mais quels coûts cibler ?

    Quelques conseils pour réduire vos coûts de flotte :

    • Réduire la taille de la flotte
      Évaluez et anticipez régulièrement les besoins de l'entreprise. Diminuez la taille de la flotte en vendant des actifs inutiles ou non rentables. Les outils de gestion de flotte peuvent vous éviter l’achat ou la location de véhicules superflus.
    • Réduire la vitesse de conduite
      Réduire sa vitesse, c’est aussi maintenir la sécurité des routes et la propreté de l’air. Respectez les limitations et utilisez le régulateur de vitesse pour optimiser votre consommation d'essence et réduire son coût.
    • Réduire les dommages et vols de véhicules/équipements/fret
      Les vols de fret, les détournements de véhicules et les abus d’utilisation coûtent chaque année des milliards de dollars aux propriétaires d’entreprises. Le suivi permet d’accroître la sécurité de la flotte et d’atténuer certains de ces risques.
    • Réduire les trajets inutiles ou superflus
      Le logiciel de gestion de flotte permet aux gestionnaires de planifier plus efficacement les trajets, grâce à des algorithmes et des données contextuelles en temps réel. Cette planification ingénieuse réduit les détours et kilomètres superflus.
    Découvrez ces astuces d’initiés en détail ici.
03.

Ce qu’il faut savoir sur la mise en place d’un système de gestion de ressources mobiles

Le vol de véhicules et de fret, la perte et l’égarement d’équipement, l’abus ou la sous-utilisation d’actifs... Autant de problèmes que les gestionnaires de flotte peuvent prévenir grâce à la gestion de ressources mobiles.

La gestion de ressources mobiles implique l’installation de boîtiers télématiques pour  suivre à la trace les actifs mobiles, la machinerie lourde et différents types d’équipement. Ce matériel transmet des données à un logiciel connecté. (Plus de détails ici.)

Pour l’industrie du transport routier, le traçage concerne de gros véhicules utilitaires. D'autres secteurs, comme le bâtiment, utilisent la gestion de ressources mobiles pour tracker les actifs tels que les excavatrices, les générateurs ou les chariots élévateurs.

Logifleet permet aux gestionnaires de consulter tous les rapports et données de leurs actifs sur une plateforme unique et pratique. Les entreprises peuvent gérer et accéder à leurs propres données à tout moment sans recourir à du matériel tiers. Les informations sont toujours sécurisées et protégées, avec une disponibilité de 99,9% en 2021. Ces données privées ne sont évidemment jamais partagées avec les constructeurs et équipementiers automobiles!

Les balises GPS plug-and-play de Logifleet sont faciles à installer et à utiliser. D'autres nécessitent que les conducteurs se connectent manuellement au logiciel avant chaque trajet. Les nôtres sont autonomes, simples et n’ont besoin d’être installées qu'une fois. Nous offrons également un service client exceptionnel, notamment une assistance sur place pour l'installation, la formation ou les problèmes de paramétrage.

Présentation des produits Logifleet

Nom du produit
Actifs
Types de traceurs
Fonctionnement
Vehicle Connect
Actifs
Camions, voitures, fourgonnettes
Types de traceurs
https://f.hubspotusercontent20.net/hubfs/8545320/Pillar%20Pages/Pillar%20Page%201/machine-connect-tracker.png Traceur télématique cellulaire par GPS
Fonctionnement
Plug and Play - connecté à la prise OBDII du véhicule ou à l'alimentation électrique et au système d'allumage
Machine Connect
Actifs
Équiment Lourd, machines de chantier
Types de traceurs
https://f.hubspotusercontent20.net/hubfs/8545320/Pillar%20Pages/Pillar%20Page%201/vehicle-connect-tracker.png Traceur télématique cellulaire par GPS ou Traceur GPS pour réseaux basse consommation (LPN)
Fonctionnement
Plug and Play - l'alimentation électrique et au système d'allumage de la machine ou alimenté par batteries (AA ou AAA) du commerce
Tool Connect
Actifs
Exemples : Plaque vibrante, générateurs, outils de coupe, ballon d’éclairage
Types de traceurs
https://f.hubspotusercontent20.net/hubfs/8545320/Pillar%20Pages/Pillar%20Page%201/Mask%20Group%2036270@2x.png Petit boîtier GPS avec batterie (LPN) - pas de câble requis
Fonctionnement
Batterie durant trois ou cinq ans - mise à jour à distance
Worker Connect
Actifs
Employés
Types de traceurs
https://f.hubspotusercontent20.net/hubfs/8545320/Pillar%20Pages/Pillar%20Page%201/Group%2036675@2x.png Les heures et trajets des employés sont enregistrés sur une appli mobile. Les gestionnaires accèdent à ces données via une appli Web ou mobile.
Fonctionnement
Téléchargement de l’appli iOS ou Android
04.

Comment augmenter sa productivité grâce à un planning de flotte optimisé

Vous en avez assez du manque (voire de l’absence) de communication entre les gestionnaires de flotte et leurs équipes?
Vous vous inquiétez des estimations de trajets inexactes et des retards affectant la réputation de l’entreprise?
Vous êtes submergé par les dossiers du personnel, les feuilles de temps et les plannings?
Un logiciel de gestion de flotte plus performant peut régler la majorité des problèmes de gestion de flotte.

Planification et préparation, les clés d’une opération réussie. Mieux vaut prévenir que guérir n’est-ce-pas ? Munis de données et d’analyses plus précises, les gestionnaires de flotte peuvent augmenter leur productivité. Résultats : l'efficacité de la flotte augmente, les temps de trajets diminuent et les prévisions sont plus exactes (découvrez les meilleures pratiques de planification de flotte ici). Ces avantages améliorent non seulement les résultats de l’entreprise, mais aussi la satisfaction des clients. Tout le monde est gagnant !

Le logiciel de gestion de flotte évite les obstacles et retards imprévus. Il résout également les gros problèmes plus rapidement afin que les flottes puissent rester compétitives, rentables et disponibles pour travailler. Ces avantages résultent en une plus grande satisfaction client et un renforcement de la réputation de la marque !

Cela semble un peu trop beau ? C’est pourtant vrai ! La majorité des clients Logifleet constatent des économies immédiatement. Les gestionnaires de flotte sont plus tranquilles car ils reçoivent le soutien dont ils ont besoin pour mieux faire leur travail.

05.

Comment gagner du temps et de l’argent grâce à une meilleure gestion des itinéraires

La gestion des itinéraires implique de planifier les trajets pour garantir la livraison en temps voulu de produits, matériaux ou services. Une bonne gestion peut permettre aux entreprises de réaliser de grandes économies de carburant et de main-d'œuvre.

De nombreuses sociétés pratiquent encore la planification manuelle avec des outils gratuits tels que Google Maps. Les logiciels modernes d’optimisation des itinéraires sont plus efficaces et plus rapides. Cela se traduit par une hausse de la productivité et des profits. Tout bénef !

Planifier les itinéraires de toute une flotte est une tâche ardue et chronophage pour les gestionnaires de flotte. Ils doivent toujours prendre en compte une infinité de variables et les erreurs peuvent coûter très cher. Face à ces challenges, il est plus difficile de continuer à satisfaire les clients tout en accompagnant le développement de l’entreprise.

Même pour les gestionnaires de flotte les plus expérimentés, l’erreur est humaine, surtout s’ils doivent se concentrer de longues heures sur des tâches administratives fastidieuses et fatiguantes. Les logiciels de gestion de flotte simplifient ce processus. Ils permettent aux gestionnaires de flotte d’être non seulement plus rapides mais aussi plus épanouis dans leur travail !

Des heures de planification d’itinéraires complexes (à plusieurs étapes) réduites à quelques clics. Un logiciel astucieux, comme Logifleet, est capable de calculer à tout moment le meilleur itinéraire pour les conducteurs. Il prend en compte le planning du conducteur, la capacité de son véhicule et les délais de livraison. Il s’appuie sur des données contextuelles en temps réel afin d’anticiper les retards potentiels, et il recommande de nouveaux itinéraires pour les éviter.

De meilleurs logiciels et analyses télématiques aident les entreprises à augmenter leurs marges bénéficiaires tout en réduisant les coûts. Ils comportent une grande variété d'outils et fonctionnalités utiles pour rationaliser les processus métier. Logifleet apporte une solution logicielle simple mais performante et facile d’accès. Tout le monde peut l'utiliser, même les propriétaires exploitants de petites entreprises ! Aucune expérience logistique ou technique n’est requise !

06.

Quels sont les avantages de la digitalisation des processus documentaires?

Alors que certaines entreprises travaillent encore avec des documents papier, beaucoup sont passées à une gestion électronique. Pourquoi ? Simplement parce que les documents papier se perdent facilement et mettent plus de temps à organiser, traiter, partager et livrer. Ils prennent aussi plus de place. Grâce aux systèmes numériques, les entreprises peuvent charger, stocker et partager des années de dossiers en quelques secondes.

Les solutions de gestion de flotte comme Logifleet suppriment des centaines d'heures d'administration et leurs coûts. Cela libère du temps pour le personnel qui peut se consacrer à des tâches plus importantes. L'automatisation de la facturation et des feuilles de temps augmente la productivité et réduit les heures supplémentaires.

Les gestionnaires de flotte ne se sentent plus accablés par une montagne de tâches administratives. Ils peuvent se concentrer sur d'autres priorités plus importantes. Un poids en moins !

Les avantages de la numérisation des processus documentaires :

  • Planifier facilement le meilleur conducteur et l’itinéraire le plus efficace pour un trajet donné
  • Gérer sans effort le suivi du temps, la paie, ainsi que la collecte de données pour preuve de service
  • Automatiser et organiser la facturation et les frais sur une seule interface
07.

Bonnes pratiques pour une gestion de flotte durable en 2021

Réduire ses émissions de CO2 n’est pas seulement meilleur pour la planète et les bénéfices d’une entreprise, c’est aussi la loi. De nombreuses lois environnementales visent à empêcher ou réduire toutes les activités nuisibles à l'environnement, notamment celles liées à la pollution de l’air. Lorsqu’une entreprise agrandit sa flotte, elle doit également surveiller son empreinte carbone.

Pour assurer la durabilité d’une flotte en 2021, réduisez au maximum la marche au ralenti et la consommation de carburant. Les logiciels de gestion de flotte utilisent des algorithmes ingénieux pour réduire les trajets et voyages superflus. Cela diminue les coûts de carburant et les émissions.

Le suivi de flotte détaille aussi les comportements de conduite individuels. Il identifie les véhicules peu performants, pouvant entraîner une hausse de la consommation de carburant. Ces éléments aident les gestionnaires à maintenir des flottes vertes plus efficaces.

Plus de conseils pour une flotte verte :

  • Envisagez des carburants alternatifs ou passez aux véhicules électriques
  • Veillez à entretenir les véhicules et à effectuer régulièrement les réparations
  • Lavez les véhicules de la flotte avec des produits de nettoyage biodégradables
  • Travaillez avec des fournisseurs locaux pour réduire l'empreinte carbone de la chaîne d'approvisionnement
  • Tenez-vous au courant des dernières nouvelles du secteur et des réglementations environnementales
  • Éduquez et formez le personnel (notamment les conducteurs) aux bonnes pratiques environnementales. Nourrissez leur motivation grâce à des mesures incitatives et à des programmes de reconnaissance et récompenses des employés.
En s’appuyant sur des données et analyses télématiques éclairantes, les gestionnaires de flotte peuvent prendre de meilleures décisions au quotidien. Ces simples mesures de durabilité ont toutes un impact énorme sur l'environnement!
08.

9 outils de gestion de flotte essentiels pour 2021

Même les meilleurs gestionnaires de flotte peuvent se laisser déborder et faire des erreurs, en particulier quand de nombreux variables et coûts sont impliqués. Logifleet les aide à prendre des décisions rapides, précises et intelligentes. Le logiciel est riche en fonctionnalités performantes et il est très facile à utiliser.

Voici 9 outils essentiels dont les gestionnaires de flotte ont besoin pour faire leur travail (La solution Logifleet inclut tous ces éléments).

  • Matériel et logiciel (appli) informatiques de gestion de flotte
  • Alertes et registres d’entretien de la flotte
  • Gestion du carburant, alarmes d'odomètre, données et informations
  • Suivi d’inventaire de l’outillage et du petit matériel, et journaux d'utilisation
  • Outils d'inspection et de conformité
  • Gestion documentaire (commandes, feuilles de temps, planning, facturation automatisée)
  • Répartition des actifs et des missions
  • Logiciel d'optimisation des itinéraires
  • Suivi GPS en temps réel et analyse des données télématiques (pour tous les actifs mobiles)
in-conclusion

En conclusion

Voici quelques-uns des commentaires récurrents, émis par les décideurs lorsqu’il est question d’essayer un logiciel de gestion de flotte.

Mais la question la plus importante qu’ils doivent se poser aujourd’hui c’est : « Pouvons-nous nous permettre d’attendre ?

Alors que les marges bénéficiaires diminuent et que la concurrence s'intensifie, ce type de décisions cruciales conduit au succès ou à l’échec d’une entreprise.

Quel serait l’impact sur votre entreprise d’une augmentation drastique de la productivité du personnel et d’une réduction majeure des coûts de carburant et de main-d'œuvre ? Et si vous pouviez, prendre des décisions pertinentes, fondées sur les données, dès aujourd'hui, au lieu d'attendre le trimestre suivant ou même l'année prochaine?

Heureusement, il existe déjà des solutions à bon nombre de problèmes rencontrés par votre entreprise. Cliquez ici pour découvrir comment Logifleet peut révolutionner vos opérations dès maintenant.