5 bonnes pratiques en matière de gestion des documents que tout gestionnaire de flotte doit connaître

Il est tard un vendredi soir et Daniel est toujours à son bureau en train de finir la paperasserie. Chaque semaine, il faut 5 heures supplémentaires rien que pour terminer les tâches administratives. Sa charge de travail, déjà importante, ne cesse de s'alourdir.

En tant que gestionnaire de flotte, Daniel doit s'occuper de la paperasserie. Sinon, il risque d'avoir des problèmes de conformité et de connaître des interruptions de service. Mais jongler avec tous les dossiers du personnel, les feuilles de présence et les rapports est un cauchemar organisationnel pour Daniel.

Les dossiers importants sont souvent inexacts et incomplets. Il peut même arriver qu'ils disparaissent. Personne ne peut accéder aux documents à moins d'être physiquement présent au bureau. Daniel craint que tous ces retards d'approbation et ces soumissions négligées n'entraînent des problèmes juridiques à l'avenir.

Ce scénario vous semble-t-il familier ? Si c'est le cas, lisez la suite pour découvrir 6 conseils d'experts en gestion de documents pour les gestionnaires de flotte.

1. Utilisez un logiciel de gestion de flotte pour la gestion des documents.

Selon une étude réalisée en 2019, 59 % des gestionnaires de flotte affirment que le traitement de la paperasserie et des formulaires est l'un de leurs principaux défis. (Source : Peerless Research Group)

• Ces processus sont lents et fastidieux. Les papiers doivent être agrafés, télécopiés, numérisés et stockés dans des classeurs volumineux.
• Les papiers prennent énormément d'espace physique.
• Ils sont souvent égarés.
• Pour les examiner, vous devez les rechercher physiquement dans les dossiers (qui peuvent être désorganisés).
• Ils sont plus susceptibles d'être volés et endommagés, et les documents s'effacent avec le temps.
• Ils sont plus chers et pas écologiques.

Le numérique est la nouvelle norme. Les logiciels de gestion de flotte sont déjà largement utilisés dans de nombreuses flottes. Ils représentent une solution performante et conviviale pour les gestionnaires de flotte modernes. Ils assurent le suivi des données essentielles de la flotte sur une plateforme unique basée sur le cloud. Ils s'intègrent également à une variété de solutions tierces telles que votre ERP, vos outils de planification ou votre CRM.

Un logiciel comme Logifleet permet de suivre les collaborateurs, les machines, les équipements et les véhicules. Toutes les informations sont mises à jour à l'aide de données du terrain, obtenues à partir de traceurs GPS et d’applications mobiles. Les responsables peuvent désormais suivre leurs équipes en temps réel.

Les logiciels de gestion de flotte comme Logifleet permettent de réduire considérablement les coûts administratifs. Le personnel peut désormais se concentrer sur les principales priorités de l'entreprise et faire moins d'heures supplémentaires.

2. Automatisez les plannings d'entretien.

Arrêtez d'utiliser des calendriers, des cahiers et des « Post-it » pour suivre les plannings d'entretien des véhicules, car les rappels manuscrits sont souvent perdus, négligés ou jetés.

À mesure que les flottes se développent, il est essentiel d'automatiser ces rappels pour que l'équipe reste au fait des tâches d'entretien.

Avec Logifleet, vous pouvez personnaliser les rappels d'entretien (en fonction des heures de travail ou de la distance parcourue) pour chaque véhicule du système. Le logiciel envoie automatiquement une notification lorsque le véhicule doit subir un contrôle. Il permet également de suivre les dossiers d'entretien et les coûts associés. La tenue d'excellents registres et la maîtrise de l'entretien permettent d'éviter à l'avenir les accidents et les litiges. Découvrez cette fonctionnalité et bien d'autres dans les cas d'utilisation.

3. Améliorez la productivité et la gestion des projets.

Plus de temps de fonctionnement des véhicules. Moins de saisie manuelle des données.

Plus de productivité. Moins d'heures de travail perdues. Tout le monde en ressort gagnant.

Avec une application de gestion de flotte, il est plus facile d'attribuer et de gérer les commandes et les factures.

Par exemple, Logifleet permet aux gestionnaires de flotte de contrôler le temps que mettent les employés à remplir les commandes, la durée de leurs déplacements, leurs horaires et même leurs kilomètres privés. Ces informations peuvent être utilisées pour la facturation. Grâce à l'application Worker Connect, les membres du personnel peuvent également pointer et enregistrer leur activité directement depuis leur téléphone. Les chauffeurs peuvent également vérifier toutes leurs commandes sans se rendre au bureau.

Toutes les commandes sont mises à jour en temps réel et les collaborateurs comme les responsables peuvent examiner à distance la progression des tâches. Les preuves de travail sont automatiquement soumises sans problème. Des rapports détaillés et des données historiques aident également les gestionnaires à mieux suivre le comportement et les performances des conducteurs.

Mieux encore, un logiciel comme Logifleet peut se connecter à tout un écosystème de solutions tierces. Cette intégration personnalisée vous permet de gérer facilement toutes vos opérations quotidiennes en un seul endroit. Les communications internes peuvent désormais être rationalisées. L'atelier subira moins de retards. Enfin, les gestionnaires de flotte peuvent également mieux suivre la progression des tâches et améliorer leur gestion globale des projets.

4. Gérez les stocks et les affectations de véhicules en ligne.

Garder la trace de dizaines, voire de centaines, de pièces, d'outils, d'équipements, de fournitures et de véhicules peut s'avérer très difficile. D'autant plus, si votre flotte est déjà importante et en pleine expansion. Les actifs perdus ou volés, les équipements sous-utilisés et les ruptures de stock réduisent la productivité et augmentent les coûts de la flotte.

Le suivi de tous ces éléments sur papier ou à l'aide d'une feuille de calcul n'est pas efficace. En effet, les informations doivent être constamment mises à jour (à la main) sur ces supports et vos données ne seront jamais disponibles en « en temps réel ». Il est donc plus difficile de prendre les bonnes décisions au bon moment. Cela entraîne donc des dépenses inutiles et des actifs potentiellement surexploités ou sous-utilisés, ce qui est loin d'être idéal.

Un logiciel de gestion de flotte permet de suivre les actifs et l'affectation des ressources : véhicules, équipements, collaborateurs, en un seul endroit. Les données sont toujours mises à jour et facilement accessibles. De cette façon, les responsables obtiennent plus de visibilité et de contrôle sur leurs opérations.

5. Réduisez les frais de carburant en tenant de meilleurs registres.

Chaque flotte doit relever le défi de la maîtrise des coûts de carburant. Il est presque impossible de faire des prévisions ou d'établir des budgets précis si les reçus de carburant sont perdus ou si les coûts sont mal déclarés ou pas du tout communiqués.

Avec un logiciel de gestion de flotte, vous aurez un aperçu plus précis de l'une de vos plus grosses dépenses. Logifleet suit la consommation de carburant et le kilométrage, ainsi que d'autres facteurs qui ont un impact sur les coûts de carburant, comme la conduite agressive, le temps excessif d'arrêt moteur tournant, etc. Des rapports personnalisés peuvent vous montrer exactement quels véhicules et/ou conducteurs consomment beaucoup de carburant. Les gestionnaires de flotte peuvent ainsi prendre de meilleures décisions concernant la formation du personnel, l'affectation des véhicules et/ou leur remplacement.

En conclusion

L'amélioration de la gestion des documents est l'un des meilleurs moyens de réduire les goulots d'étranglement opérationnels et d'améliorer la productivité.

Vous pouvez automatiser de nombreuses tâches grâce à un système de gestion de flotte complet comme Logifleet. Les données sont accessibles n'importe où et ne sont plus cloisonnées. Une meilleure gestion des documents signifie également une réduction des coûts de la flotte et des responsabilités. Bien que la formation des employés aux pratiques de documentation numérique puisse prendre un certain temps, les avantages à long terme parlent d'eux-mêmes.

Vous souhaitez changer la façon dont vous gérez votre flotte ? Parlez à un membre de notre équipe dès aujourd'hui pour en savoir plus sur les fonctionnalités et les avantages de Logifleet.

Sources:

https://www.fleetmaintenance.com/shop-operations/shop-management/article/21126601/document-management-for-fleets-in-the-digital-age

https://business.uscellular.com/wp-content/uploads/2020/01/WP-Survey-Finds-Fleet-Management-Solutions-Bring-Rapid-ROI-LV.pdf