Die 5 Best Practices zur Dokumentenverwaltung, die jeder Flottenmanager kennen sollte

Am späten Freitagabend sitzt Daniel immer noch in seinem Büro, um Papierkram zu erledigen. Jede Woche macht er 5 Überstunden, nur um administrative Aufgaben zu erledigen. Seine ohnehin schon hohe Arbeitsbelastung wird immer höher.

Als Flottenmanager muss Daniel den Überblick über den Papierkram behalten. Ansonsten riskiert er Compliance-Probleme und unerwünschte Service-Unterbrechungen. Doch das Jonglieren mit all den Personalakten, Stundenzetteln und Berichten ist für Daniel ein organisatorischer Albtraum. 

Wichtige Dateien sind oft unvollständig, nicht korrekt, oder noch schlimmer – sie gehen verloren. Niemand kann auf diese Unterlagen zugreifen, ohne im Büro vor Ort zu sein. Daniel befürchtet, dass all diese Verzögerungen und die übersehenen Einreichungen später zu rechtlichen Problemen führen könnten.

Kommt Ihnen dieses Szenario bekannt vor? Wenn ja, lesen Sie weiter, um 5 Expertentipps zur Dokumentenverwaltung für Flottenmanager kennenzulernen.

1. Flottenmanagement-Software für die Dokumentenverwaltung verwenden

Laut einer Studie aus dem Jahr 2019 geben 59 % der Flottenmanager an, dass die Bearbeitung von Papierkram und Formularen eine ihrer grössten Herausforderungen ist. (Quelle: Peerless Research Group)

Papierformulare und -unterlagen sind seit Jahrzehnten der Status quo. Aber Papier Prozesse haben auch ihre Schattenseiten:

• Papiere müssen geheftet, gefaxt, gescannt und in sperrigen Ordnern aufbewahrt werden
• Papiere brauchen viel Platz
• Sie werden beim Transport oft verlegt
• Um sie zu überprüfen, müssen Sie die Unterlagen (die möglicherweise ungeordnet sind) physisch durchsuchen
• Sie sind leichter zu entwenden und zu beschädigen, ausserdem verblassen sie im Laufe der Zeit
• Es ist teurer und nicht umweltfreundlich

Digital ist das neue Normal. Flottenmanagement-Software ist für viele Flotten bereits der Status quo. Diese Software ist eine leistungsstarke und benutzerfreundliche Lösung für moderne Flottenmanager. Sie verfolgt wesentliche Flottendaten auf einer Cloud-basierten Plattform. Ausserdem lässt sie sich mit einer Vielzahl von Drittanbieter-Lösungen integrieren, z. B. mit Ihrem ERP, Ihren Planungstools oder CRM. 

Eine Software wie Logifleet behält den Überblick über Mitarbeiter, Maschinen, Geräte und Fahrzeuge. Alle Informationen werden anhand von Felddaten aktualisiert, die von GPS-Trackern und der mobilen App stammen. Manager können nun ihr Team in Echtzeit beaufsichtigen.

Flottenmanagement-Software wie Logifleet spart hunderte von Stunden an Verwaltungskosten. Jetzt können sich die Mitarbeiter auf die Prioritäten des Kerngeschäfts konzentrieren und weniger Überstunden leisten.

2. Instandhaltungspläne automatisieren

Schluss mit Kalendern, Notizbüchern und Haftnotizen, um den Überblick über die Instandhaltung von Fahrzeugen zu behalten. Handschriftliche Notizen gehen oft verloren, werden übersehen oder weggeworfen.

Angesichts wachsender Flotten ist es wichtig, diese Notizen zu automatisieren, damit das Team den Überblick über die Instandhaltung-Aufgaben behält. 

Mit Logifleet können Sie für jedes Fahrzeug im System individuelle Instandhaltung-Notizen (basierend auf Arbeitsstunden oder gefahrenen Kilometern) erstellen. Die Software sendet automatisch eine Mitteilung, wenn bei einem Fahrzeug eine Kontrolle fällig ist. Ausserdem werden die Serviceunterlagen und die damit verbundenen Kosten erfasst. Hervorragende Aufzeichnungen und eine regelmässige Instandhaltung beugen zukünftigen Unfällen und Rechtsstreitigkeiten vor. Erfahren Sie mehr über diese Funktion und weiteres unter Use Cases.

3. Produktivität und Projektmanagement verbessern

Mehr Fahrzeug-Betriebszeit. Weniger manuelle Dateneingabe. Mehr Produktivität. Weniger verschwendete Arbeitsstunden. Eine Win-win-Situation. Mit einer Flottenmanagement-App ist es einfacher, Arbeitsaufträge und Rechnungen zuzuweisen und zu verwalten.

Mit Logifleet können Flottenmanager zum Beispiel verfolgen, wie lange die Mitarbeiter für die Erledigung von Arbeitsaufträgen brauchen; ihre Fahrtzeiten, Zeitpläne und sogar private Kilometer. Diese Informationen können für die Abrechnung genutzt werden. Mit der Worker-Connect-App können sich Mitarbeiter auch direkt von ihren Smartphones anmelden und ihre Aktivitäten protokollieren. Die Fahrer können ausserdem alle ihre Arbeitsaufträge überprüfen, ohne ins Büro zu kommen.

Alle Arbeitsaufträge werden in Echtzeit aktualisiert und Mitarbeiter sowie Manager können den Arbeitsfortschritt aus der Ferne überprüfen. Der Arbeitsnachweis wird automatisch und mühelos eingereicht. Detaillierte Berichte und historische Daten helfen Managern ausserdem, das Fahrverhalten und die Leistung der Fahrer besser im Blick zu behalten.

Das Beste ist, dass Software wie Logifleet mit einem ganzen Ökosystem von Drittanbieter-Lösungen verbunden werden kann. Diese massgeschneiderte Integration hilft Ihnen, alle täglichen Abläufe bequem an einem Ort zu steuern. Jetzt kann die interne Kommunikation deutlich effizienter werden. Dadurch kommt es zu weniger Verzögerungen im Betrieb. Flottenmanager können ausserdem den Arbeitsfortschritt besser verfolgen und ihr gesamtes Projektmanagement verbessern.

4. Inventar und Fahrzeug-Zuordnungen online verwalten

Den Überblick über Dutzende - oder sogar Hunderte - von Teilen, Werkzeugen, Geräten, Betriebsmitteln und Fahrzeugen zu behalten, kann überwältigend sein. Vor allem, wenn Ihre Flotte bereits gross ist und schnell wächst. Verlorenes/gestohlenes Inventar, nicht ausreichend genutzte Assets und Stockouts reduzieren die Produktivität und erhöhen die Flottenkosten. 

Alles auf Papier oder mit einer Tabellenkalkulation zu verfolgen ist ineffizient. Die Informationen müssten ständig (manuell) aktualisiert werden und es wären nie „Echtzeit“-Daten. Das bedeutet, dass es schwieriger ist, die richtigen Entscheidungen zur richtigen Zeit zu treffen. Das führt zu unnötigen Ausgaben und möglicherweise über- oder unter genutzten Anlagen. Huch! 

Mit einer Flottenmanagement-Software behalten Sie den Überblick über Inventar und Fahrzeug-Zuordnungen – alles an einem Ort. Die Daten sind immer aktuell und leicht zugänglich. Auf diese Weise erhalten Manager mehr Transparenz und Kontrolle über ihren Betrieb.

5. Treibstoffkosten durch bessere Dokumentation senken

Dieser Herausforderung steht jede Flotte gegenüber: die Kontrolle der Treibstoffkosten. Es ist fast unmöglich, genaue Prognosen oder Budgets zu erstellen, wenn Treibstoff-Belege verloren gehen oder die Kosten falsch bzw. nicht erfasst werden. 

Mit einer Flottenmanagement-Software erhalten Sie einen genaueren Blick auf eine Ihrer grössten Ausgaben. Logifleet verfolgt den Treibstoffverbrauch und den Kilometerstand sowie andere Faktoren, die sich auf die Treibstoffkosten auswirken (z. B. aggressives Fahren, übermässiger Leerlauf usw.). Massgeschneiderte Berichte können Ihnen genau zeigen, welche Fahrzeuge und/oder Fahrer den Treibstoffverbrauch in die Höhe treiben. Dies hilft Flottenmanagern, bessere Entscheidungen über Fahrertraining, Fahrzeug-Zuordnungen und/oder Ersatzfahrzeuge zu treffen.

Conclusion

Die Verbesserung der Dokumentenverwaltung ist eine der besten Möglichkeiten, um betriebliche Engpässe zu reduzieren und die Produktivität zu steigern. 

Durch den Einsatz eines umfassenden Flottenmanagement-Systems wie Logifleet können viele Aufgaben automatisiert werden. Daten können überall abgerufen werden und müssen nicht mehr in Silos existieren. Eine bessere Dokumentenverwaltung bedeutet auch geringere Flottenkosten und Verbindlichkeiten. Auch wenn es einige Zeit dauern kann, die Mitarbeiter auf digitale Dokumentenverwaltung zu trainieren, sind die langfristigen Vorteile unübersehbar. 

Haben Sie Interesse daran, die Art und Weise, wie Sie Ihre Flotte betreiben, zu ändern? Dann sprechen Sie noch heute mit einem unserer Teammitglieder, um mehr über die Funktionen und Vorteile von Logifleet zu erfahren. 

Quellen:
https://www.fleetmaintenance.com/shop-operations/shop-management/article/21126601/document-management-for-fleets-in-the-digital-age

https://business.uscellular.com/wp-content/uploads/2020/01/WP-Survey-Finds-Fleet-Management-Solutions-Bring-Rapid-ROI-LV.pdf