Le suivi GPS des employés est-il légal en Suisse ? Ce que la nLPD exige réellement

Presque tous les dirigeants d’entreprise en Suisse se posent la même question avant d’installer une solution de suivi de flotte ou de matériel : est-ce vraiment légal ? 

Voici ce que la législation suisse exige concrètement, notamment au regard de l’article 328b du Code des obligations, de l’article 26 de l’Ordonnance 3 relative à la loi sur le travail et de la Loi fédérale révisée sur la protection des données (nLPD).

Et voici également à quoi ressemble, dans la pratique, une mise en place conforme.

Pour la plupart des PME suisses, l’hésitation ne vient pas de la technologie. Elle vient de la discussion qui doit avoir lieu avant son introduction.

Les dirigeants imaginent une réunion difficile. Des collaborateurs qui ont le sentiment d’être surveillés. Un recul par rapport à la confiance construite au fil des années.

Cette inquiétude est légitime, et le droit suisse en tient directement compte.

Le suivi GPS des employés est légal en Suisse. Mais uniquement dans un cadre précis et relativement strict.

Une fois ces conditions comprises, ce qui peut sembler être une zone grise juridique devient une décision opérationnelle beaucoup plus claire.

Ce que la législation suisse exige réellement

Trois bases légales s’appliquent conjointement. Chacune définit plus précisément ce qu’un employeur peut faire.

• L’article 328b du Code des obligations limite le traitement des données à ce qui concerne la relation de travail. Il peut s’agir de l’aptitude d’une personne à remplir sa fonction ou des informations nécessaires à l’exécution du contrat de travail. La localisation d’un véhicule ou d’un équipement pendant les heures de travail peut entrer dans ce cadre. Les déplacements privés d’un collaborateur, en revanche, n’en font pas partie.
• L’article 26 de l’Ordonnance 3 relative à la loi sur le travail (OLT 3) interdit les systèmes conçus pour surveiller en permanence le comportement ou les performances des employés. Suivre la position d’un véhicule et les heures de travail n’est pas la même chose. Un système conçu pour noter, évaluer ou juger en permanence une personne peut en revanche poser problème. Cette distinction est importante juridiquement, et pas seulement sur le plan opérationnel.
• La nLPD, en vigueur depuis septembre 2023, impose notamment trois éléments avant la mise en service d’un système de suivi : une base légale documentée, une limitation des données collectées au strict nécessaire et une information claire en matière de protection des données. Elle repose également sur un principe central : la proportionnalité. Si une méthode moins intrusive permet d’obtenir le même résultat, il faut privilégier cette méthode.

Pris ensemble, ces trois cadres sont moins restrictifs qu’ils ne peuvent le sembler au premier abord.

Imaginons que vous dirigiez une PME suisse. Vous suivez les véhicules et équipements de l’entreprise pendant les heures de travail. L’objectif est de documenter les heures, protéger les actifs et coordonner les équipes réparties sur différents chantiers.

Dans ce cas, la justification du traitement est généralement relativement claire.

Le véritable enjeu n’est donc pas d’éviter tout suivi. Il faut surtout définir précisément son périmètre, le documenter et séparer clairement l’utilisation professionnelle de l’utilisation privée.

Faut-il réaliser une analyse d’impact complète ?

L’article 22 de la nLPD ajoute une autre question à examiner avant la mise en place : le traitement envisagé est-il susceptible d’entraîner un risque élevé pour la personnalité ou les droits fondamentaux d’une personne ?

Si la réponse est oui, une analyse d’impact relative à la protection des données (AIPD) doit être réalisée avant le début du traitement.

La majorité des PME suisses qui suivent leurs véhicules d’entreprise ne devraient pas atteindre ce seuil.

Lorsque le suivi est limité aux heures de travail, directement lié aux besoins professionnels et associé à un mode privé, le niveau de risque reste généralement faible.

La situation peut toutefois changer selon l’échelle ou l’objectif du système.

Une flotte très importante, un système conçu pour évaluer en permanence le comportement des conducteurs ou encore la combinaison des données de localisation avec d’autres données sensibles peut faire entrer le projet dans une catégorie présentant un risque élevé.

Dans certaines situations, l’article 23 prévoit alors une consultation du PFPDT, le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence, avant de poursuivre.

Même pour les projets de plus petite taille, il est utile de rédiger une courte note expliquant pourquoi vous avez conclu que le risque était faible.

Ce simple paragraphe peut devenir un élément important de votre documentation si quelqu’un vous demande un jour de justifier votre approche.

Que se passe-t-il lorsqu’une entreprise néglige cette étape ?

Le PFPDT traite les questions et plaintes liées à la protection des données en Suisse.

Il peut ouvrir une enquête, rendre des décisions contraignantes, par exemple en exigeant l’arrêt d’un traitement, et transmettre les cas graves aux autorités cantonales de poursuite pénale.

En revanche, le PFPDT ne prononce pas lui-même les amendes pénales.

Cette compétence appartient aux autorités pénales cantonales.

Selon la nLPD, certaines violations intentionnelles peuvent entraîner une amende pouvant atteindre CHF 250’000.

Cette sanction vise généralement la personne physique responsable de la violation, par exemple le propriétaire ou le dirigeant ayant approuvé la mise en place du système, et non directement l’entreprise.

Ces sanctions concernent les violations intentionnelles.

Lorsqu’il est réellement impossible d’identifier la personne responsable, l’entreprise peut exceptionnellement être condamnée à une amende pouvant atteindre CHF 50’000.

En pratique, les problèmes proviennent rarement d’entreprises qui utilisent le GPS pour des raisons opérationnelles légitimes.

Ils apparaissent plutôt lorsque le système a été installé discrètement, sans documentation suffisante ou sans séparation claire entre utilisation professionnelle et utilisation privée.

Le risque juridique dépend donc surtout de la manière dont le système est introduit, et non du suivi GPS en lui-même.

Une checklist pratique avant d’activer le système

Tout employeur suisse envisageant le suivi de véhicules ou d’équipements peut suivre ces cinq étapes :

• Documenter clairement la justification du traitement : exécution du travail ou nécessité liée au contrat de travail, sans aller au-delà.
• Séparer l’utilisation professionnelle de l’utilisation privée afin qu’aucune donnée relative aux déplacements personnels ne soit enregistrée.
• Organiser une séance d’information avant l’installation, puis demander à chaque collaborateur de signer un accusé de réception.
• Limiter l’accès aux données de localisation aux personnes qui en ont réellement besoin et enregistrer les accès.
• Nos données sont hébergées en Allemagne, un pays figurant parmi les juridictions reconnues pour l’hébergement des données, conformément à la classification des données stockées dans LF360°.

Aucune de ces étapes ne nécessite nécessairement l’intervention d’un avocat.

Pour les flottes plus importantes ou les environnements plus complexes, un rapide contrôle juridique reste toutefois un investissement pertinent.

Conforme dès la conception

Logifleet intègre directement ces exigences dans sa plateforme, plutôt que de les proposer comme une fonctionnalité supplémentaire.

Un mode professionnel/privé natif permet aux employés d’interrompre le suivi en un clic lors de leurs déplacements personnels. Les trajets privés ne sont ainsi jamais révélés.

Les données de production sont hébergées en Allemagne dans une infrastructure certifiée ISO 27001, conformément à nos engagements en matière de protection des données.

Chaque accès au compte est enregistré et peut être consulté par les administrateurs.

Et au lieu de laisser chaque entreprise rédiger elle-même son document d’information à destination des collaborateurs, Logifleet fournit un modèle de lettre de consentement à utiliser avant le déploiement.

Plus de 700 entreprises suisses, représentant plus de 15’000 véhicules et employés, utilisent déjà cette configuration.

Pour les équipes souhaitant obtenir davantage de détails techniques, notre documentation complète sur les mesures techniques et organisationnelles est disponible sur demande auprès de support@logifleet.ch.

Le même principe s’applique quelle que soit la taille de l’entreprise.

Les projets qui misent dès le départ sur la transparence rencontrent rarement une forte résistance par la suite.

En fin de compte, les exigences légales et la meilleure manière d’obtenir l’adhésion des collaborateurs reposent largement sur les mêmes principes.

Parlez-nous de la mise en place d’un suivi conforme pour votre flotte.

Questions fréquentes

Le suivi GPS des employés est-il légal en Suisse ?

Oui.
Le droit suisse autorise le suivi GPS des employés pendant les heures de travail lorsqu’il est lié à l’exécution du travail ou au contrat de travail conformément à l’article 328b CO.

Il ne doit pas constituer une surveillance permanente du comportement au sens de l’article 26 OLT 3 et doit respecter le principe de proportionnalité prévu par la nLPD.

Ai-je besoin du consentement des employés pour suivre les véhicules de l’entreprise ?

Pas nécessairement.

Dans de nombreux cas, l’employeur s’appuie sur la nécessité liée à l’exécution du travail ou sur un intérêt professionnel légitime plutôt que sur le consentement.

Cela dit, informer clairement les collaborateurs avant la mise en place et obtenir un accusé de réception signé permet de renforcer la confiance.

Cela fournit également une preuve documentée de la démarche suivie si celle-ci devait un jour être remise en question.

Qu’est-ce que la nLPD et quel est son impact sur le suivi de flotte ?

La nLPD est la Loi fédérale révisée sur la protection des données en Suisse.

Elle est entrée en vigueur le 1er septembre 2023.

Les données de localisation issues d’un traceur GPS peuvent être considérées comme des données personnelles au sens de la loi.

Cela signifie qu’un système de suivi doit notamment reposer sur une justification documentée, respecter le principe de minimisation des données et être accompagné d’une information claire sur la protection des données avant sa mise en service.

Le suivi GPS d’une flotte nécessite-t-il une analyse d’impact relative à la protection des données ?

Uniquement lorsque le traitement est susceptible d’entraîner un risque élevé pour la personnalité ou les droits fondamentaux au sens de l’article 22 de la LPD.

Un suivi de flotte standard, limité aux besoins professionnels, disposant d’un mode privé et d’un accès restreint aux données, reste généralement sous ce seuil pour une PME suisse typique.

Une flotte plus importante, une évaluation comportementale continue des conducteurs ou la combinaison du suivi avec d’autres données sensibles augmentent le niveau de risque et peuvent justifier une AIPD.

Un employeur peut-il suivre les déplacements d’un employé en dehors des heures de travail ?

Non.

L’utilisation privée d’un véhicule d’entreprise ne relève pas des données que l’employeur peut normalement traiter au titre de l’article 328b CO.

Un mode professionnel/privé permettant d’interrompre l’enregistrement de la localisation pendant l’utilisation personnelle constitue une manière courante de maintenir cette séparation.

Le PFPDT peut-il directement infliger une amende à mon entreprise ?

Non.

Le PFPDT peut enquêter, rendre des décisions contraignantes et transmettre les cas graves aux autorités cantonales de poursuite pénale, mais il ne prononce pas lui-même les amendes pénales.

Les amendes pouvant atteindre CHF 250’000 sont décidées par les autorités pénales cantonales et concernent les violations intentionnelles prévues par la loi.

Quelles sont les sanctions en cas de suivi non conforme des employés en Suisse ?

Certaines violations intentionnelles de la nLPD peuvent entraîner des amendes pouvant atteindre CHF 250’000.

Cette amende vise généralement la personne physique responsable de la violation et non l’entreprise dans son ensemble, sauf lorsqu’il est réellement impossible d’identifier cette personne.

Références

1. https://www.edoeb.admin.ch/fr/traitement-des-donnees-par-lemployeur
2. https://www.edoeb.admin.ch/fr/moyens-techniques-de-surveillance-sur-le-lieu-de-travail
3. https://iclg.com/practice-areas/cybersecurity-laws-and-regulations/switzerland/
4. https://www.ey.com/en_ch/insights/law/a-new-era-for-data-protection-in-switzerland-are-you-ready
5. https://www.lexology.com/library/detail.aspx?g=08b266e9-007d-42b0-b948-292cdd8f5d49
6. https://www.employee-monitoring.net/compliance/employee-monitoring-laws-switzerland
7. https://www.edoeb.admin.ch/dam/en/sd-web/TGyUMXOckOkg/merkblatt_dsfa.pdf
8. https://www.edoeb.admin.ch/fr/dispositions-penales

Cet article présente les principaux principes juridiques à titre informatif et ne constitue pas un conseil juridique. Pour un projet spécifique, consultez votre conseiller juridique ou votre spécialiste en protection des données.