Le rôle invisible de l’administration dans la construction et les services sur le terrain

Les fonctions de support dans les secteurs comme la construction, les techniques du bâtiment, l’énergie ou les services publics sont souvent négligées. Pourtant, sans les équipes administratives et back-office, rien ne fonctionne. 

Ces équipes gèrent une liste de tâches énorme et en constante croissance : 

• Feuilles de temps & salaires 

• Déclarations kilométriques & RPLP 

• Téléchargement de tachygraphe & cartes conducteur (pour conformité OTR) 

• Mises à jour RH et assurances 

• Facturation interne 

• Répartition des heures machine par chantier 

• Journaux de maintenance 

• Rapports de conformité 

Chaque chiffre compte. Un téléchargement manqué du tachygraphe peut entraîner une amende. Un rapport RPLP en retard peut bloquer la déclaration fiscale. Des heures machine mal allouées peuvent fausser la rentabilité d’un projet. 

Et pourtant, en 2025, de nombreuses équipes administratives s'appuient encore sur des outils dépassés : 

• Rapports papier remis plusieurs jours plus tard 

• Fichiers Excel enregistrés localement ou écrasés 

• Saisie manuelle des données à partir de notes terrain ou messages WhatsApp 

Quand les outils ne sont pas connectés et que les données terrain arrivent en retard ou incomplètes, les équipes perdent des heures à courir après l’information — au lieu de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. 

Chez Logifleet, nous savons ce qui se passe en coulisses. Ce blog s’adresse à ceux qui sont derrière les chiffres — ceux qui maintiennent tout en marche, souvent sans reconnaissance. 

Nous allons examiner le coût caché de la surcharge administrative — et comment les bons outils peuvent automatiser vos processus, améliorer la précision et vous redonner le contrôle sur votre temps et vos données. 

Les vrais problèmes derrière le bureau

"Je passe plus de temps à courir après les données terrain qu’à faire mon vrai travail. "

Marie gère l’administratif sur plusieurs chantiers. Chaque semaine, elle attend des rapports manuscrits, des messages WhatsApp ou des fichiers Excel pour saisir les heures de travail, l’utilisation des machines et les données tachygraphiques. Rien n’est constant, elle doit tout revérifier — juste pour que les salaires soient versés ou que le rapport LSVA soit prêt à temps. C’est lent, stressant, et cela l’empêche de se concentrer sur des sujets stratégiques. 

"Nos données de kilométrage et de tachygraphe sont toujours incomplètes."

Avec les différents véhicules et habitudes des conducteurs, collecter les données ARV/OTR est un vrai chaos. Marie reçoit souvent des exports partiels de tachygraphe, des cartes manquantes ou des infos floues sur l'utilisation des remorques — rendant la validation des distances LSVA quasiment impossible. Une erreur peut entraîner une amende. Et c’est elle qui doit corriger. 

"Je dois encore répartir les heures machine à la main."

Chaque mois, Marie doit attribuer les heures machine aux bons chantiers pour la facturation interne. Mais les opérateurs n’envoient pas toujours leurs rapports, ou alors manuscrits ou dans des tableaux Excel non synchronisés. Elle perd des heures à tout vérifier, croiser, corriger. 

"Tout le monde me demande des infos — je devrais ouvrir un helpdesk."

Les chefs de chantier veulent savoir ce qui a été déclaré. La finance demande des ventilations de coûts. Les RH veulent les absences. Mais comme les systèmes ne sont pas connectés, Marie devient le goulot d’étranglement. 

"On a des logiciels — mais ils ne parlent pas entre eux."

La planification est dans un outil, le suivi machine dans un autre, les RH ailleurs. Marie passe des heures à copier-coller, sachant qu’un seul décalage peut bloquer les salaires, les factures ou les audits. 

Comment Logifleet aide les équipes administratives à reprendre le contrôle

Vous n’avez pas besoin de plus de tableaux Excel. Vous avez besoin de données propres, centralisées, et disponibles au bon moment. 

✅ Toutes les données terrain dans une seule plateforme

Heures de travail, avancement, utilisation machine, position d’outils… Tout est visible en temps réel. Logifleet s’intègre à vos outils de planification ou RH. 

✅ Heures machine automatiquement liées au bon chantier

Pour une facturation claire, Logifleet affecte chaque heure à son chantier et envoie les données dans votre ERP. Plus de double saisie. 

✅ Moins d’erreurs, moins de tâches manuelles

Les intégrations avec les outils existants font circuler l’info automatiquement. Vous gagnez du temps, évitez les erreurs et restez à jour. 

✅ Facturation plus rapide, décisions plus justes

Les données en temps réel permettent des décisions fiables et des factures envoyées plus tôt. 

✅ Données temps, kilométrage et tachygraphe — automatisées

Logifleet capte les heures, les cartes conducteurs et les remorques en temps réel. RPLP et OTR sont conformes et envoyés automatiquement. 

✅ Conformité RPLP et OTR sans stress

Détections de remorque, distances, rapports légaux — tout est automatisé, traçable, intégré. Vous êtes prêt pour tout contrôle. 

Ce que disent les clients Logifleet 

Pizzera Poletti SA — Moins de paperasse, plus de clarté

Avant Logifleet, ils utilisaient des cartes papier et un tableau blanc. Les petits outils n’étaient même pas suivis. 
Maintenant, machines, outils, et heures sont synchronisés automatiquement. 

"Sans Logifleet, retrouver une machine se faisait à la main", dit Nicolas Follet. 
Impact : moins d’erreurs de facturation, équipes plus responsables, meilleure optimisation. 

Bohnenblust AG — De l’administratif manuel à la visibilité en temps réel

Avant, ils traçaient manuellement les remorques et camions. C’était lent et plein d’erreurs. 
Avec Logifleet, tout est visible : combinaisons camion/remorque, trajets, historique. 

"L’interface est intuitive — on voit tout de suite ce qu’il faut" , explique Marc Bohnenblust. 
Impact : meilleure planification, moins de papier, plus de réactivité. 

Siema Storen — 30 minutes gagnées chaque jour sur les feuilles d’heures

Ils collectaient les heures manuellement sur papier. 
Maintenant, les employés pointent depuis le terrain. Les admins ont accès direct aux données. 

"On gagne au moins 30 minutes par jour sur l’administratif ", dit leur directeur. 
Impact : moins d’erreurs de paie, processus plus fluides, employés plus satisfaits. 

Vous gardez l’entreprise en marche. Nous facilitons votre quotidien. 

Les équipes support sont la force silencieuse des projets réussis. 
Mais continuer avec des outils obsolètes, des infos manquantes et du papier à gérer n’est plus tenable. 

Vous méritez des outils simples, connectés et efficaces. 

• Pointage digital facile 

• Rapports automatiques 

• Données d’actifs en temps réel 

• Chiffres fiables et propres 

Logifleet aide les équipes administratives à gagner du temps, réduire le stress, et garder le contrôle. 

C’est simple. C’est rapide. Et ça marche dès le premier jour. 

Vous voulez voir comment cela fonctionne dans votre entreprise ? 
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