Die unsichtbare Last der administrativen Arbeit im Bauwesen & Aussendienst

Support-Funktionen in Branchen wie Bau, Transport und Energie werden oft übersehen. Aber ohne Verwaltungs- und Backoffice-Teams läuft nichts. 

Sie verwalten eine lange und wachsende Liste an Aufgaben: 

• Arbeitszeiterfassung & Lohnabrechnung 

• Kilometererfassung & LSVA (RPLP) Meldungen 

• Tachographen- & Fahrerkarten-Downloads (für ARV-Konformität) 

• HR- & Versicherungsupdates 

• Interne Verrechnungen 

• Maschinenstunden pro Baustelle 

• Wartungsprotokolle 

• Compliance-Berichte 

Jede Zahl zählt. Ein verpasster Tachograph-Download kann zu einer Geldstrafe führen. Ein verspäteter LSVA-Bericht verzögert Steuererklärungen. Falsch zugewiesene Maschinenstunden beeinflussen Projektkosten und Fakturierung. 

Und trotzdem arbeiten viele Admin-Teams im Jahr 2025 noch mit veralteten Tools: 

• Papierformulare, Tage später abgegeben 

• Excel-Dateien, lokal gespeichert oder überschrieben 

• Manuelle Dateneingaben aus WhatsApp-Nachrichten oder Feldnotizen 

Wenn Systeme nicht miteinander kommunizieren und Daten aus dem Feld zu spät oder unvollständig kommen, verlieren Admins Stunden beim Nachfassen – anstatt sich auf wertschöpfende Aufgaben zu konzentrieren. 

Bei Logifleet wissen wir, was im Hintergrund abläuft. Dieser Artikel ist für die Menschen hinter den Zahlen – diejenigen, die den Betrieb am Laufen halten, auch wenn sie selten im Rampenlicht stehen. 

Wir zeigen die versteckten Kosten von administrativer Überlastung – und wie die richtigen Tools Prozesse automatisieren, Fehler reduzieren und wieder Kontrolle über Zeit und Daten schaffen. 

Die echten Probleme am Schreibtisch 

„Ich verbringe mehr Zeit mit dem Hinterherlaufen von Felddaten als mit meiner eigentlichen Arbeit.“

Marie betreut die Administration für mehrere Baustellen. Wöchentlich wartet sie auf handgeschriebene Berichte, WhatsApp-Nachrichten oder Excel-Tabellen, um Arbeitszeiten, Maschinenstunden und Tachographendaten zu erfassen. Nichts kommt einheitlich – alles muss sie doppelt prüfen, nur um Löhne pünktlich auszuzahlen oder LSVA-Berichte rechtzeitig zu erstellen. Das ist mühsam und frustrierend. 

„Unsere Kilometer- und Tachographendaten sind nie vollständig.“

Zwischen unterschiedlichen Fahrzeugtypen und Fahrerprofilen ist das Sammeln von ARV/OTR-Daten ein Chaos. Marie bekommt unvollständige Exporte, fehlende Fahrerkarten oder unklare Trailer-Zuordnungen. Eine kleine Ungenauigkeit kann zu Strafen führen – und sie muss es ausbaden. 

„Ich weise Maschinenstunden wieder einmal händisch zu.“

Jeden Monat muss Marie Maschinenstunden den richtigen Projekten zuweisen. Doch viele Bediener liefern keine Berichte, oder es sind Papierlisten. Das führt zu langem Abgleichen und manueller Nacharbeit – fehleranfällig und zeitraubend. 

„Alle fragen mich nach Updates – ich könnte ein Helpdesk eröffnen.“

Bauleiter wollen Status-Updates. Die Buchhaltung braucht Zahlen. HR will Abwesenheiten. Aber weil die Systeme nicht verbunden sind, wird Marie zum Flaschenhals. Sie übermittelt Informationen manuell – statt echte Arbeit zu leisten. 

„Wir haben Software – aber nichts spricht miteinander.“

Planung läuft in einem Tool, Maschinenverfolgung in einem anderen. HR- und Compliance-Berichte leben separat. Marie kopiert Daten per Hand – und ein Zahlendreher kann alles verzögern. 

Diese Probleme sind keine Einzelfälle – sie passieren täglich, besonders unter dem Druck gesetzlicher Vorgaben wie LSVA III und ARV. Aber es muss nicht so bleiben. 

So hilft Logifleet Admin-Teams, Zeit und Nerven zurückzugewinnen

Was Sie brauchen, sind keine weiteren Excel-Dateien. Sie brauchen vernetzte, saubere Daten – zur richtigen Zeit, am richtigen Ort. 

✅ Alle Felddaten in einem zentralen System

Arbeitszeiten, Maschinenstunden, Werkzeugstandorte – alles fliesst in Echtzeit in ein Dashboard. Logifleet lässt sich in Ihre Planungstools und HR-Systeme integrieren. 

✅ Maschinenstunden pro Baustelle zugeordnet

Maschinennutzung wird automatisch dem richtigen Projekt zugeordnet und fliesst in Ihr ERP oder Abrechnungssystem – ohne doppelte Eingaben. 

✅ Weniger Fehler, weniger Handarbeit

Verknüpfung von Planung, HR und ERP: Daten fliessen automatisch. Kein Copy-Paste. Keine Zahlendreher. 

✅ Schnellere Rechnungsstellung & bessere Entscheidungen

Live-Daten ermöglichen fundierte Entscheidungen und beschleunigen die Fakturierung. 

✅ Automatische Erfassung von Zeiten, Kilometern & Tachographen-Daten

Keine Zettelwirtschaft mehr. Fahrerzeiten, Trailer-Kilometer und ARV-Daten fliessen automatisiert – mit vollständiger gesetzlicher Nachverfolgbarkeit. 

✅ LSVA (RPLP)- & ARV-Berichte ohne Stress

Trailer-Erkennung, Distanzberechnung, rechtssichere Berichte – direkt ins ERP. Vollständig auditfähig.

Was Logifleet-Kunden sagen

Pizzera Poletti SA – Weniger Papier, mehr Präzision

Vor Logifleet nutzte das Unternehmen Papierkarten & Whiteboards für Maschinen. Kleine Geräte wurden gar nicht erfasst. Admins hatten keinen Überblick.

Mit Logifleet + Visual Planning und A3 wurde alles automatisiert. Maschinenstunden, Materialnutzung und Arbeitszeiten sind nun digital. 

„Ohne Logifleet müssten wir alles manuell suchen“, sagt Nicolas Follet. „Wir haben Papierarbeit und Verrechnungsfehler eliminiert.“

Bohnenblust AG – Volle Flotten-Transparenz statt Papierarbeit

Früher wurden Trailer-Truck-Kombinationen händisch dokumentiert – ungenau und mühsam.

Jetzt mit Mini Tool Connect ist alles in Echtzeit sichtbar. Streckenverläufe, Zuweisungen, alles klar. 

„Das System ist super intuitiv. Wir sehen sofort, was wo ist“, sagt Marc Bohnenblust.

Siema Storen – Täglich 30 Minuten weniger Aufwand für Stundenerfassung

Vorher: Stunden auf Papier – manuell ins System. Jetzt: Arbeitszeiten direkt aus dem Feld, keine Doppeleingabe.

„Wir sparen mindestens 30 Minuten täglich. Die Oberfläche ist so einfach, dass auch nicht-technische Teams gut damit klarkommen.“ 

Sie halten das Geschäft am Laufen. Wir machen es einfacher. 

Support- und Admin-Teams sind das Rückgrat jedes Projekts – aber arbeiten oft mit veralteten Tools und hohem Druck. 

Logifleet bringt: 

• Digitale Zeiterfassung direkt aus dem Feld 

• Automatisierte Berichte ohne Nachfassen 

• Echtzeit-Daten zu Maschinen & Werkzeugen 

• Saubere, verlässliche Zahlen 

Einfach zu starten. Einfach zu nutzen. Und es funktioniert – ab dem ersten Tag. 

Lust auf eine kurze Demo? Lassen Sie uns gemeinsam erkunden, was möglich ist.