Flottenberichte: alles, was Sie für ein effizientes Flottenmanagement wissen müssen

Wenn Sie für eine Flotte von Fahrzeugen verantwortlich sind, wissen Sie, dass die Verfolgung und Verwaltung dieser Fahrzeuge ein echtes Problem darstellen kann. Dennoch ist dies eine wichtige Aufgabe für Unternehmen jeder Grösse. Wenn man sie gut erledigt, hilft sie bei der Optimierung von Ressourcen und der Steigerung der Effizienz.

Das Flottenmanagement muss alle Betriebskosten genau im Auge behalten, vom Treibstoff (insbesondere nach dem durch die jüngsten globalen Ereignisse verursachten Anstieg der Treibstoffkosten) bis hin zur Wartung, und die Berichterstattung ist der beste Weg, dies zu tun. Für Geschäftsinhaber, die mit der Terminologie oder dem Prozess nicht vertraut sind, kann dies jedoch überwältigend sein. Glücklicherweise gibt es Tools und Techniken, die Ihnen helfen, Ihre gesamte Flotte reibungslos am Laufen zu halten.

In diesem Beitrag erfahren Sie alles, was Sie über die strukturellen Flottenberichte wissen müssen – von den Daten, die Sie sammeln sollten, bis hin zu den Möglichkeiten, sie zur Verbesserung Ihrer Abläufe zu nutzen. Wenn Sie also bereit sind, Ihre Managementfähigkeiten zu verbessern, lesen Sie weiter!

Was sind Flottenberichte?

Flottenberichte sind eine Sammlung von Daten, die Informationen über den gesamten Flottenbetrieb liefern. Dazu gehört alles von der Fahrzeugdiagnose und Fahrersicherheit bis hin zum Treibstoffverbrauch und den Wartungskosten.

Der Zweck des Flottenmanagements ist es, den sicheren Betrieb der Flotte zu gewährleisten und ihre Nutzung zu optimieren. Flottenberichte dienen dazu, Informationen bereitzustellen, die den Managern helfen, genau das zu tun. Ein guter Bericht enthält alle flottenbezogenen Aktivitäten sowie Aspekte, die verbessert werden müssen.

Die Bedeutung von Flottenberichten

Denken wir einen Moment darüber nach, was Flottenmanager alles zu tun haben. Zu ihren Aufgaben gehören die Planung von Serviceterminen, die Überwachung des Fahrzeugbestands und der Diagnose, die Verfolgung des Treibstoffverbrauchs und vieles mehr. Wenn sie bei ihrer Berichterstattungsstrategie nicht sorgfältig vorgehen, könnten sie einige wichtige Details übersehen. Und das könnte später zu betrieblichen Problemen führen. 

Mit Hilfe von Flottenberichten können Sie sich ein klares Bild von der Leistung Ihrer Flotte machen. Sie können diese Informationen nutzen, um die Effizienz und Produktivität zu verbessern und die Kosten zu senken, um die Rentabilität zu maximieren.

Auch der Sicherheitsaspekt kommt dabei nicht zu kurz. Die Verfolgung des Fahrerverhaltens hilft, riskante Fahrgewohnheiten zu erkennen. Wenn Sie diese abstellen, können Sie den Treibstoffverbrauch reduzieren und Benzinkosten senken.

Drei Viertel der Unternehmen verfügen nicht über die erforderlichen Fähigkeiten und Technologien, um Daten effektiv zu nutzen. Sie sammeln sie zwar, können sie aber nicht organisieren, messen und analysieren, um Erkenntnisse zu gewinnen und zu planen. Und genau dabei können Ihnen gute und zeitnahe Flottenberichte helfen. So können Sie kostspielige Fehler vermeiden, Ihre Flotte reibungslos betreiben und mit der Konkurrenz mithalten.

Welche Daten gehören in die Flottenberichte?

Welche Informationen Sie hinzufügen, hängt von Ihrer Flotte und Ihren Geschäftszielen ab. Die Kunden von Logifleet beziehen zum Beispiel häufig die folgenden Informationen in ihre Geschäftsziele ein: 

• Kostenreduzierung, Optimierung und Digitalisierung von Arbeitsplänen und Steigerung der Rentabilität pro Fahrt
• Verringerung unnötiger Fahrten, korrekte Daten zur Fahrzeugnutzung für private und berufliche Zwecke
• Reduzierung der CO₂-Emissionen, Verbesserung des ökologischen Fussabdrucks von Baustellen und effektive Nutzung von Zeit und Ressourcen

Werfen wir also einen Blick auf einige Schlüsselkennzahlen, die jeder Flottenmanager im Auge behalten sollte:

Treibstoffverbrauch

Die Verfolgung des Treibstoffverbrauchs ist eine gute Möglichkeit, die Flottenkosten zu überwachen und den Betrieb zu optimieren. Wenn zum Beispiel bestimmte Routen zu viel Benzin verbrauchen, können Sie Änderungen vornehmen, um die Betriebskosten zu senken und die Effizienz zu verbessern. Die Erfassung des Treibstoffverbrauchs in Flottenberichten umfasst auch Treibstoffeinkäufe, Verbrauchswerte der Flotte und Verbrauchswerte einzelner Fahrzeuge.

Mit der Lösung von Logifleet erhalten Sie zuverlässige Informationen, die Ihre Flotte sicher machen und die Kosten auf ein Minimum reduzieren. Die folgenden Bilder zeigen Screenshots der Plattform, die den Kilometerstand und den Verbrauch des Fahrzeugs (CAN-Bus), die Daten für Thermofahrzeuge, Elektro- und Hybridfahrzeuge, Fahrzeuge mit Problemen, alle relevanten Daten und mehr anzeigen.

Wartungskosten

Die Verfolgung der Wartungskosten ist aus zwei Gründen wichtig. Erstens ermöglicht es den Managern, ein angemessenes Budget für künftige Reparaturen einzuplanen. Zweitens kann es helfen, Probleme mit der Flotte zu erkennen, die möglicherweise behoben werden müssen. Wartungsberichte können Details enthalten, z. B. wann jedes Fahrzeug zuletzt beim Service war oder welche Art von Service es zu diesem Zeitpunkt erhalten hat. 

Wie man unten sieht, können Sie die Kosten für die vorbeugende Wartung mit einer Flottenmanagement-Software verwalten. Mit individuellen Mitteilungen werden Sie informiert, sobald ein Fahrzeugproblem auftritt, so dass Sie rechtzeitig Entscheidungen treffen können.

Fahrzeugdiagnose

Diese Daten können Ihnen helfen, Probleme mit Ihren Fahrzeugen zu erkennen, bevor sie zu ernsthaften Schwierigkeiten werden. Zudem können Sie damit Service- und Reparaturkosten verfolgen und so sicherstellen, dass Ihre Flotte auf lange Sicht effizient arbeitet. Die Fahrzeugdiagnose kann GPS-Standortverfolgung und Motorleistungsdaten wie Treibstoffstand, Kilometerstand usw. umfassen.

Fahrverhalten

Wie bereits erwähnt, können Sie durch die Überwachung des Fahrverhaltens Probleme erkennen, die Ihre Flotte gefährden oder den Fahrern unnötigen Stress bereiten können. Dazu können Dinge wie Geschwindigkeitsüberschreitungen, starkes Bremsen und scharfe Kurven gehören. Wenn zum Beispiel einer Ihrer Fahrer auf einer bestimmten Strecke ständig zu schnell fährt, können Sie ihn darauf aufmerksam machen oder ihm eine andere Aufgabe zuweisen, bei der er keine Gefahr für sich selbst oder andere darstellt.

Bestenfalls möchten Sie, dass Ihre Fahrer dem Konzept der umweltfreundlichen Fahrweise folgen und die CO₂-Emissionen Ihrer Flotte reduzieren. Anhand der Metriken auf dem Dashboard Ihrer Flottenmanagement-Software können Sie die Leistung Ihrer Fahrer mit einem Bewertungssystem beurteilen und Stärken, Schwächen und Ausbildungsbedarf ermitteln.

Wie man Daten für Flottenberichte sammelt

Der erste Schritt bei der Erstellung eines guten Flottenberichts besteht natürlich darin, Daten zu sammeln. Wir können auf die Daten aus vielen Quellen zugreifen, darunter Flottenmanagement-Systeme, GPS-Logs und Tankkarten.

Welche Daten Sie erfassen, hängt von den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens ab. Für das Flottenmanagement basieren Flottenberichte in der Regel auf den folgenden Metriken:

• Durchschnittliche Treibstoffkosten pro Meile
• Gesamtkilometerleistung der Flottenfahrzeuge pro Monat
• Die durchschnittliche Zeit, die für eine Fahrt oder einen Auftrag benötigt wird 
• Anzahl der täglich erledigten Aufträge

Sobald Sie die notwendigen Informationen haben, ist es wichtig, sie so zu organisieren, dass sie für die Berichtsstruktur sinnvoll sind. Das bedeutet in der Regel, dass Sie diese nach Fahrzeugtyp, Route oder Fahrer sortieren. Sobald Sie die Informationen organisiert haben, können Sie damit beginnen, sie zu messen und zu analysieren, um zu sehen, wie sie sich auf Ihre Flotte auswirken.

Wie analysieren Sie die Flottendaten?

Sobald Sie die benötigten Daten gesammelt und organisiert haben, ist es an der Zeit, sie zu analysieren. Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten, dies zu tun, aber die gängigste ist die Erstellung von Berichten, die Trends im Zeitverlauf oder für die einzelnen Fahrzeuge der Flotte aufzeigen. Wenn Ihre Flotte gross genug ist, sollten Sie die Treibstoffkosten mit denen anderer Flotten in ähnlichen Branchen vergleichen. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass Ihre Flotte preislich wettbewerbsfähig und rentabel bleibt. 

Der Prozess der Datenanalyse kann in vier Schritte aufgeteilt werden: 

• Schritt 1: Ermitteln Sie die Kennzahlen, die für Ihr Unternehmen am wichtigsten sind. Dazu könnten Verbrauchswerte für jeden Fahrzeugtyp oder das Fahrerverhalten auf bestimmten Strecken gehören.
• Schritt 2: Messen und verfolgen Sie diese KPIs im Laufe der Zeit, damit Sie erkennen können, ob es Trends oder Muster gibt, die Aufmerksamkeit erfordern.
• Schritt 3: Analysieren Sie die Daten, um festzustellen, warum sich bestimmte Kennzahlen verändert haben und was Sie dagegen tun können. Wenn beispielsweise einer der Fahrer häufiger zu schnell fährt als andere Fahrer auf ähnlichen Strecken, versucht er vielleicht, verlorene Zeit aufzuholen, die er aufgrund von Verkehrsstaus an anderer Stelle auf seiner Route verloren hat.
• Schritt 4: Nutzen Sie die Daten, um fundierte Entscheidungen zu treffen. Wenn Sie feststellen, dass die durchschnittliche Zeit, die für einen Auftrag benötigt wird, ansteigt, müssen Sie möglicherweise mehr Fahrer einstellen oder Ihre derzeitigen Routen neu bewerten. Die Nutzung der Daten zur Kommunikation mit den Mitarbeitern ist der letzte und wichtigste Aspekt des Prozesses der Datenanalyse.

Flottenmanagement-Lösungen

Nachdem wir uns nun mit all den Dingen beschäftigt haben, die Flottenmanager benötigen, um die Leistung ihrer Flotte im Auge zu behalten, wollen wir uns nun mit den Tools befassen, die ihnen das Leben leichter machen können. Die Flottenmanagement-Software soll Managern helfen, datengestützte Entscheidungen zu treffen. Sie ermöglicht es Ihnen, die Leistung Ihrer Flotte in Echtzeit zu verfolgen, zu analysieren und Berichte darüber zu erstellen. Auf diese Weise können Sie Verbesserungsmöglichkeiten oder Risiken in Ihrem Unternehmen schnell erkennen.

Bei der Suche nach einer Flottenmanagement-Software ist es wichtig, eine zu finden, die die wichtigsten Funktionen für Ihr Unternehmen bietet. Sie sollten auch sicherstellen, dass das System mit Ihren Geräten kompatibel ist, z. B. mit GPS-Trackern und Tankkarten. 

Letztendlich geht es nicht nur um die Technologie und die Plattform, die die Lösung bietet. Die zugehörigen Dienstleistungen und die speziellen Ressourcen des Softwareanbieters können über Erfolg oder Misserfolg Ihrer Investition entscheiden.

Lösungen wie die von Logifleet können Ihnen dabei helfen, alle wichtigen Daten für Ihre speziellen Aktivitäten zu erfassen. Eine einzige Plattform umfasst Dinge wie Servicepläne, Treibstoffverbrauch und Fahrersicherheit für verschiedene Branchen, vom Bauwesen bis zum Transportwesen.

Zusammengefasst

Flottenberichte sind ein wichtiges Managementinstrument, das hilft, die Flottenleistung zu bewerten und fundierte Entscheidungen zu treffen. Ein solides Flottenmanagement-System erleichtert nicht nur die Datenerfassung. Es ermöglicht Ihnen die Analyse von Trends im Zeitverlauf oder über mehrere Fahrzeuge hinweg und die Ermittlung von Problemen, die Ihre Effizienz und Rentabilität beeinträchtigen.

Stellen Sie sicher, dass Sie die richtige Lösung und den richtigen Partner für Ihr Unternehmen wählen und nutzen Sie die Berichte, um das Beste aus Ihrer Flotte herauszuholen. Wenn Sie auf der Suche nach einer zuverlässigen und benutzerfreundlichen Software für das Flottenmanagement sind, sollten Sie unbedingt einen Blick auf logifleet.ch werfen!